Administrative Assistant Interna

Bulan pertama berfokus pada pembekalan teori mengenai struktur organisasi dan Standar Operasional Prosedur (SOP) administrasi di PT. Teknika Indo Raya. Peserta mempelajari prinsip tata graha perkantoran (5R/5S), dasar korespondensi niaga (surat niaga perdagangan), prosedur kearsipan, serta etika komunikasi kantor. Aktivitas utama meliputi observasi (shadowing) alur kerja administratif dari staf senior dan pemetaan elemen kompetensi SKKNI. Output bulan ini adalah pemahaman utuh mengenai tata kelola perkantoran dan identifikasi dokumen perusahaan sebelum peserta diberi tanggung jawab mengelola data secara langsung.

Berbekal teori SOP di Bulan 1, peserta mulai melakukan praktik penanganan dokumen. Tugas mencakup pengklasifikasian surat masuk/keluar, digitalisasi dokumen, dan penyimpanan arsip menggunakan sistem abjad atau kronologis. Peserta dilatih mengoperasikan peralatan kantor (scanner, printer, sistem cloud folder) untuk memastikan dokumen mudah ditemukan kembali (retrieval). Praktik ini melatih ketelitian tingkat tinggi dan memenuhi unit kompetensi SKKNI: Melakukan Prosedur Administrasi dan Mengelola Arsip.

Setelah dokumen tertata rapi dan dikenali di Bulan 2, peserta beralih pada penciptaan dokumen komunikasi. Peserta mempraktikkan penyusunan draf surat penawaran, surat pengantar barang, dan email bisnis secara profesional. Selain itu, peserta dilatih menangani lalu lintas komunikasi telepon (call handling) sesuai etika layanan prima perusahaan. Praktik ini mengasah kemampuan komunikasi tertulis maupun lisan, memenuhi unit kompetensi SKKNI: Membuat Surat/Dokumen Elektronik dan Berkomunikasi Melalui Telepon.

Dengan kemampuan komunikasi interaktif dari Bulan 3, peserta kini mempraktikkan pengorganisasian acara internal. Peserta bertugas menyusun jadwal kegiatan tim, menyiapkan ruang rapat (daring maupun luring), dan mendistribusikan materi rapat. Selama rapat berlangsung, peserta berlatih menyusun Notulensi Rapat (Minutes of Meeting) secara cepat dan akurat untuk dibagikan kembali. Praktik ini melatih multitasking dan kecekatan, selaras dengan unit kompetensi SKKNI: Mempersiapkan Pertemuan/Rapat dan Mengatur Penggandaan Dokumen.

Setelah urusan penjadwalan selesai, peserta mempraktikkan pengelolaan fasilitas pendukung perkantoran. Tugas meliputi pencatatan dan pengecekan stok Alat Tulis Kantor (ATK), memproses permintaan pengadaan barang dari berbagai divisi ke bagian Purchasing, serta melakukan stock opname perlengkapan bulanan. Praktik ini memastikan operasional kantor PT. Teknika Indo Raya tidak terhambat oleh kekurangan perlengkapan kerja, merujuk pada kompetensi SKKNI: Mengelola Peralatan dan Sumber Daya Habis Pakai.

Bulan terakhir mengintegrasikan seluruh alur kerja dari Bulan 1 hingga 5. Peserta akan melakukan simulasi penugasan administratif sehari penuh secara mandiri (misal: simulasi menerima tamu, membuat notulensi, dan menyusun arsip). Fokus utama lainnya adalah pemberkasan: merapikan draf surat, log telepon masuk, notulensi rapat, dan form ATK ke dalam satu Portofolio Asesmen BNSP yang rapi. Bulan ini ditutup dengan simulasi wawancara asesmen dan presentasi akhir capaian di hadapan HRD.