Office Administration and General Affair

Pendalaman teoretis mengenai Standar Operasional Prosedur (SOP) administrasi perkantoran modern, tata kelola persuratan resmi (business correspondence B2B & B2G), dan kerangka Document Management System (DMS) khusus jasa konstruksi. Pembahasan ruang lingkup kerja General Affair di industri konstruksi (pembagian peran Head Office dan Site Office), kerangka pengelolaan aset dan fasilitas (Facility & Asset Management), standar K3 Perkantoran (UU No. 1/1970 & Permenaker K3 Perkantoran), serta etika komunikasi sekretariat dan kerahasiaan dokumen perusahaan.

Peserta mempraktikkan pengolahan surat masuk dan surat keluar korporat, penyusunan draf surat resmi (surat penawaran, surat pemberitahuan proyek, dan surat kuasa), serta pengelompokan indeks kearsipan (filling system). Mempraktikkan penerbitan dan pemetaan Document Transmittal Note untuk pengiriman dokumen teknik/proyek ke Owner, konsultan, atau subkontraktor. Melakukan digitalisasi dokumen fisik ke dalam sistem penyimpanan awan (cloud/DMS) serta mematuhi protokol pengarsipan berkas legalitas dan kontrak konstruksi.

Peserta mempraktikkan inspeksi rutin keandalan fasilitas fisik kantor (building maintenance check), meliputi sistem pencahayaan, AC, tata ruang kerja, dan jaringan kelistrikan kantor. Mempraktikkan prosedur penyiapan dan pengelolaan akomodasi Mess pekerja/staf di lokasi proyek konstruksi (pemetaan kapasitas, kelengkapan sarana, dan kebersihan). Melakukan supervisi dan evaluasi harian terhadap kinerja petugas kebersihan (cleaning service) dan personel keamanan (security), serta mengelola pemesanan ruang rapat dan fasilitas pendukungnya.

Peserta mempraktikkan pencatatan, pemberian tagging/barcode, dan pemutakhiran database inventaris aset perusahaan (perangkat IT kantor, furnitur, dan peralatan site office). Mempraktikkan pengawasan stok dan pelaksanaan stock opname berkala untuk Alat Tulis Kantor (ATK) dan konsumsi harian. Mempraktikkan proses pengadaan GA (GA Procurement), mulai dari verifikasi Purchase Requisition (PR), pembuatan matrik pembanding harga vendor (Vendor Comparison Matrix), penyusunan Purchase Order (PO), hingga penerimaan dan pemeriksaan kualitas barang dari pemasok.

Peserta mempraktikkan pengelolaan kendaraan operasional kantor dan proyek (Fleet Management), meliputi penjadwalan pemakaian pool car, pengurusan voucher/kartu BBM, kalkulasi biaya servis berkala, serta pelacakan masa berlaku STNK, KIR, dan asuransi armada. Mempraktikkan pemantauan masa berlaku perizinan operasional kantor (sewa gedung, izin domisili, perizinan lingkungan dasar) dan mengoordinasikan pengisian perlengkapan keselamatan kantor (P3K, APAR, dan rambu K3) bersama tim HSE.

Peserta mempraktikkan pencatatan dan verifikasi kuitansi belanja operasional GA menggunakan sistem Petty Cash (metode Imprest atau Fluctuating Fund), serta penyusunan laporan pertanggungjawaban dana kas kecil. Mempraktikkan koordinasi hospitality dan logistik untuk acara resmi perusahaan (seperti Rapat Umum, Internal Gathering, atau Kunjungan Lapangan Owner ke proyek). Di 10 hari terakhir, peserta menyusun dan mempresentasikan Proyek Akhir berupa Corporate Office Administration & Site GA Support Optimization Plan di hadapan Manajer General Affair dan Direksi.