Business Administration

Merupakan sesi pengenalan yang dirancang untuk membekali para intern dengan pemahaman menyeluruh mengenai divisi tempat mereka akan menjalani program magang. Melalui sesi ini, intern akan memahami peran dan tanggung jawab sesuai posisi masing-masing, mengenal alur kerja dan ekspektasi pekerjaan, serta berkesempatan untuk mengenal tim, budaya kerja, dan lingkungan kerja di CNBC Indonesia sehingga dapat beradaptasi dan berkontribusi secara lebih optimal sejak awal program.

1. Meeting & Event Coordination Mendalami koordinasi event level direksi secara end-to-end. Mempelajari cara mempersiapkan meeting, seminar, dan meeting dengan eksternal, mulai dari kesiapan berkas penawaran proposal program/event, meeting penyusunan agenda, undangan resmi, reserve table meeting, hingga follow-up action points. Pemagang akan dipercaya menjadi co-PIC untuk 1-2 meeting staff dan bertanggung jawab atas checklist kesiapan acara. 2. Vendor Management & Negotiation Skill Mempelajari proses seleksi vendor, perbandingan penawaran, koordinasi kebutuhan operasional antar divisi, dan menjaga hubungan profesional dengan vendor eksternal. Pemagang akan belajar membuat database vendor, melakukan komparasi harga/layanan, dan simulasi komunikasi negosiasi untuk efisiensi biaya operasional sesuai budget. 3. Confidentiality, Priority Handling & Problem Solving Memahami etika kerahasiaan informasi level Divisi dan cara mengelola informasi sensitif. Mempelajari teknik prioritisasi tugas mendesak (urgent vs important matrix) dan problem solving saat terjadi perubahan jadwal mendadak, pembatalan travel, atau konflik jadwal. Pemagang akan dilatih handling case study real di lapangan

1. Report Support & Data Compilation Mempelajari cara membantu merapikan data untuk laporan divisi. Fokus pada tugas administratif seperti mengumpulkan data dari sumber publik yang sudah disetujui, membantu memformat laporan mingguan agar rapi dan mudah dibaca, serta melakukan pengecekan kelengkapan dokumen pendukung di bawah arahan pembimbing. 2. Cross-Division Coordination Support Mempelajari alur koordinasi antar divisi/direktorat. Memahami alur persetujuan administratif, membantu meneruskan informasi jadwal kegiatan, dan membantu memastikan kebutuhan operasional antar tim tersampaikan dengan baik. Kegiatan dilakukan melalui job shadowing dan membantu koordinasi administratif project lintas divisi, bukan sebagai PIC. 3. Process Observation & Work Efficiency Learning Mempelajari proses kerja kesekretariatan yang sudah berjalan dan mulai melakukan observasi untuk pembelajaran. Kegiatan: Membantu mencatat alur kerja harian, membantu merangkum kendala administratif yang ditemui, dan belajar membuat usulan perbaikan template rekapan dokumen sederhana untuk didiskusikan dengan pembimbing sebagai persiapan menuju project akhir di Bulan 6.

1. SOP Development & Digital Archiving System Mempelajari cara mengevaluasi dan memperbaiki Standard Operating Procedure (SOP) kesekretariatan yang ada. Fokus pada digitalisasi arsip: pengelolaan e-filing surat masuk/keluar, minutes of meeting, dan dokumen agar lebih searchable dan aman. Kegiatan: Pemagang akan melakukan audit arsip 1 tahun terakhir dan membuat sistem digital archiving baru yang lebih efisien. 2. Budgeting & Expense Management for Divisi Memahami pengelolaan anggaran operasional meeting dengan klien, termasuk travel, akomodasi, event, dan kebutuhan vendor. Mempelajari cara membuat expense report, rekonsiliasi biaya, dan kontrol budget. Kegiatan: Membantu menyusun laporan pengeluaran bulanan divisi dan melakukan verifikasi invoice vendor. 3. Advanced Time & Priority Management for Executives Mempelajari teknik executive time-blocking, anticipatory support (memprediksi kebutuhan sebelum diminta), dan manajemen krisis jadwal. Pemagang sudah mulai dipercaya untuk mengelola budget secara mandiri (budget item sesuai jobdesk yang dipegang).

1. Government & Corporate Relations Protocol Mempelajari keprotokolan untuk meeting dengan internal divisi maupun partner eksternal. Mempelajari etika komunikasi formal, penyusunan korespondensi resmi, dan saat event eksternal. Kegiatan: Mendampingi dan menjadi notulen dalam meeting eksternal serta membantu menyusun official correspondence. 2. Strategic Project Assistance & Business Research Mempelajari cara membantu tim dalam mengumpulkan dan merapikan data pendukung kegiatan bisnis. Fokus pada tugas administratif seperti merangkum informasi umum dari sumber yang terbuka (berita media, laporan publik), membantu merapikan format data, dan menyusun kompilasi informasi untuk keperluan dokumentasi internal. Kegiatan: Membantu menyiapkan kompilasi data mingguan terkait informasi umum industri media yang sudah dipublikasikan, sebagai bahan arsip dan pembelajaran, di bawah arahan pembimbing. 3. Mentoring & Knowledge Transfer Mempelajari pentingnya dokumentasi dan perbaikan proses kerja. Fokus pada bagaimana cara belajar dari proses yang sudah ada, merangkum best practice kerja kesekretariatan, dan memberikan ide perbaikan dari sudut pandang pemagang. Kegiatan: Membantu menyusun rangkuman best practice dan usulan perbaikan SOP sederhana berdasarkan pengalaman selama magang Bulan 1-4, untuk didiskusikan bersama pembimbing.

1. Capstone Project: Business Administration Efficiency Initiative Project akhir terbesar. Pemagang wajib menghasilkan 1 inovasi nyata yang berdampak, contoh: "Digital Dashboard untuk Monitoring Jadwal & Travel" atau "Playbook Lengkap Koordinasi Board Meeting CNBC Indonesia". Project ini akan dipresentasikan langsung di depan Head of Division. 2. Comprehensive Performance Review & Personal Branding Melakukan self-assessment dan review 360° selama 6 bulan. Mempelajari cara membangun personal branding sebagai seorang Business Administration profesional, termasuk CV polishing, LinkedIn optimization, dan interview skill untuk next career. Kegiatan: Sesi 1-on-1 feedback dan career coaching. 3. Transition & Handover Management Mempelajari proses handover yang profesional agar operasional tidak terganggu setelah magang selesai. Mencakup pembuatan handover document yang lengkap, training pengganti, dan dokumentasi best practice selama magang. Kegiatan akhir adalah serah terima tugas dan arsip secara resmi.

1. Executive Administration & Calendar Management Memahami peran Business Secretary dalam mendukung kebutuhan Division Business. Mempelajari cara mengelola kalender eksekutif, penjadwalan meeting, serta teknik koordinasi jadwal dengan pihak internal dan eksternal termasuk Protocol Manager. Pemagang akan melakukan simulasi penjadwalan dan konfirmasi meeting harian/mingguan. 2. Professional Business Communication & Documentation Mempelajari standar komunikasi bisnis yang efektif dan profesional. Mencakup pembuatan memo, laporan komprehensif, dan pengelolaan surat-menyurat masuk & keluar. Pemagang akan dilatih melakukan in-depth research untuk mendukung pengambilan keputusan eksekutif dan menyusun laporan tertulis yang berkualitas tinggi serta terdokumentasi dengan rapi. 3. Office Operations & Vendor and Travel Management Mengenal alur operasional sekretariat secara end-to-end. Mempelajari cara berkolaborasi dengan vendor untuk kebutuhan Director atau Divisi, serta pengelolaan reservasi, travel, transportasi, dan akomodasi untuk seluruh divisi. Pemagang akan dilibatkan dalam proses pemesanan, pengecekan itinerary, dan memastikan kelancaran logistik kegiatan kantor dan event.