Asisten Penataan Arsip

Pengenalan organisasi, tata kelola kearsipan, arsip dinamis, arsip aktif dan inaktif, klasifikasi arsip, Jadwal Retensi Arsip, SOP, serta etika dan kerahasiaan dokumen. Praktik: Observasi ruang penyimpanan, identifikasi jenis arsip, pemeriksaan kondisi awal dokumen, dan inventarisasi arsip yang perlu ditata. Output: Laporan orientasi, daftar inventarisasi awal, dan peta kebutuhan penataan arsip.

Teknik pemilahan, klasifikasi, pemberkasan, penomoran, pelabelan, penyusunan daftar arsip, serta penataan dokumen berdasarkan sistem penyimpanan yang berlaku. Praktik: Mengelompokkan arsip berdasarkan klasifikasi, menyusun berkas, memberikan label, dan menata arsip pada tempat penyimpanan. Output: Arsip fisik tertata, daftar berkas, dan daftar isi berkas sesuai kebutuhan.

Teknik pemindaian, pengendalian kualitas hasil digitalisasi, pemberian metadata, penamaan berkas, pengelolaan folder, pencadangan, serta pengamanan arsip elektronik. Praktik: Melakukan pemindaian dokumen yang telah disetujui, memeriksa keterbacaan hasil pindai, dan menyusun daftar arsip digital. Output: Arsip hasil pemindaian, daftar metadata, dan laporan digitalisasi.

Penataan arsip aktif dan inaktif, pengelolaan ruang simpan, pemeliharaan arsip, temu kembali, serta pengenalan prosedur pemindahan dan penyusutan arsip berdasarkan JRA. Praktik: Membantu penyusunan daftar arsip aktif dan inaktif, melakukan uji temu kembali, serta mengidentifikasi arsip yang perlu ditelaah retensinya. Output: Daftar arsip aktif/inaktif, laporan uji temu kembali, dan daftar usulan telaah retensi.

Pemeriksaan kelengkapan berkas, verifikasi daftar arsip, pengamanan dokumen, pengendalian akses, pemeliharaan, dan evaluasi kesesuaian hasil penataan dengan SOP. Praktik: Memeriksa kesesuaian antara daftar arsip dan fisik dokumen, mengidentifikasi kekurangan, serta menyusun rekomendasi perbaikan. Output: Laporan verifikasi, daftar ketidaksesuaian, dan rekomendasi perbaikan penataan arsip.

Penyelesaian penataan arsip pada kelompok dokumen yang ditetapkan mentor, penyusunan laporan capaian, dokumentasi hasil kerja, dan presentasi evaluasi. Praktik: Melaksanakan proyek penataan arsip secara terpadu, mulai dari inventarisasi, klasifikasi, pemberkasan, penyusunan daftar, hingga evaluasi hasil. Output: Portofolio penataan arsip, laporan akhir, dan presentasi hasil magang.