Arsiparis

Peserta memperoleh pemahaman mengenai tugas dan ruang lingkup pekerjaan Arsiparis, prinsip dasar penyelenggaraan kearsipan, serta peraturan perundang-undangan yang menjadi landasan pengelolaan arsip di lingkungan instansi pemerintah. Materi mencakup pengertian dan fungsi arsip, jenis arsip berdasarkan fungsi dan penggunaannya, perbedaan arsip dinamis dan arsip statis, serta tahapan pengelolaan arsip yang meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan. Peserta juga mempelajari fungsi arsip sebagai sumber informasi, bahan pendukung administrasi, alat bukti yang sah, dan bentuk pertanggungjawaban pelaksanaan tugas organisasi. Selain itu, peserta diperkenalkan pada tata naskah dinas, klasifikasi arsip, Jadwal Retensi Arsip (JRA), serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip.

Peserta mempelajari tahapan penciptaan dan penerimaan arsip dalam rangka mendukung pelaksanaan administrasi organisasi. Materi mencakup pengenalan tata naskah dinas, prosedur penerimaan dan pencatatan surat, pengendalian distribusi dokumen, identifikasi informasi arsip, serta prinsip pemberkasan berdasarkan klasifikasi arsip. Peserta juga mempelajari konsep klasifikasi arsip, penentuan indeks dan kode klasifikasi, pengelompokan arsip berdasarkan kesamaan kegiatan atau masalah, serta pentingnya keterkaitan antara arsip dan konteks penciptaannya untuk menjamin kemudahan penemuan kembali.

Peserta memperoleh pemahaman mengenai prinsip penataan dan penyimpanan arsip aktif maupun arsip inaktif, termasuk metode penyimpanan yang sesuai dengan jenis dan karakteristik arsip. Materi mencakup pengenalan sarana dan prasarana penyimpanan, penataan berdasarkan sistem klasifikasi, penggunaan daftar arsip, pemeliharaan kondisi fisik arsip, pencegahan kerusakan dan kehilangan, serta prosedur peminjaman dan penggunaan arsip. Peserta juga mempelajari teknik penemuan kembali arsip melalui indeks, kode klasifikasi, daftar berkas, dan daftar isi berkas, serta pentingnya pengendalian penggunaan dan pengembalian arsip.

Peserta mempelajari prinsip pengelolaan arsip elektronik dan penerapan teknologi informasi dalam penyelenggaraan kearsipan. Materi mencakup karakteristik arsip elektronik, pengelolaan metadata, penamaan berkas digital, pengelompokan folder, penyimpanan dan pencadangan data, serta penggunaan sistem informasi kearsipan sesuai fasilitas yang tersedia. Peserta juga mempelajari konsep alih media arsip dari bentuk fisik ke bentuk digital, tahapan pemindaian, pemeriksaan kualitas hasil digitalisasi, keterkaitan antara arsip fisik dan hasil alih media, serta prinsip autentisitas, keutuhan, keamanan, dan keteraksesan arsip elektronik.

Peserta memperoleh pemahaman mengenai konsep dan prosedur penyusutan arsip sesuai ketentuan kearsipan yang berlaku. Materi mencakup pengertian dan fungsi Jadwal Retensi Arsip (JRA), identifikasi masa retensi arsip, pemindahan arsip inaktif, penilaian arsip berdasarkan ketentuan retensi, serta pengenalan prosedur pemusnahan arsip dan penyerahan arsip statis. Peserta juga mempelajari pentingnya pencatatan riwayat pengelolaan arsip, penyusunan daftar arsip yang dipindahkan, serta pemenuhan persyaratan administratif sebelum tindakan penyusutan dilakukan. Penekanan diberikan pada prinsip bahwa pemusnahan dan penyerahan arsip harus mengikuti prosedur serta kewenangan yang ditetapkan.

Peserta mempelajari prinsip pengamanan arsip dan pengaturan hak akses untuk menjamin arsip dapat dimanfaatkan sesuai kewenangan dan ketentuan yang berlaku. Materi mencakup pengenalan klasifikasi keamanan arsip, pembatasan akses terhadap informasi tertentu, pengendalian peminjaman dan penggunaan arsip, serta perlindungan terhadap kerahasiaan dan keutuhan informasi. Peserta juga mempelajari prosedur pelayanan arsip dan informasi kearsipan, teknik penelusuran arsip berdasarkan permintaan pengguna, penyediaan salinan arsip sesuai kewenangan, serta pencatatan layanan untuk mendukung akuntabilitas dan keterlacakan pemanfaatan arsip. Pembelajaran turut mencakup prinsip pelayanan yang responsif, tertib administrasi, dan berorientasi pada kebutuhan pengguna.