HOTEL OPERATIONAL ADMINISTRATION

Tujuan pembelajaran: Memahami organisasi, budaya kerja, standar pelayanan, dan dasar administrasi hotel. Materi: • Struktur organisasi dan fungsi departemen hotel. • Pengenalan SOP, alur koordinasi, dan istilah perhotelan. • Etika kerja, grooming, disiplin, komunikasi, dan pelayanan prima. • Kerahasiaan data tamu, data karyawan, dan dokumen perusahaan. • Pengenalan K3, keamanan kerja, dan prosedur pelaporan insiden. • Microsoft Word, Excel dasar, Google Workspace, dokumentasi, dan pengarsipan. Aktivitas praktik: • Membuat peta struktur organisasi dan flowchart koordinasi departemen. • Menyusun folder dan sistem arsip contoh sesuai arahan mentor. • Membuat rekap data sederhana menggunakan spreadsheet. • Mengikuti briefing dan menyusun laporan pembelajaran harian. Output/hasil belajar: Peta organisasi hotel; flowchart alur administrasi; file rekap data sederhana; laporan orientasi.

Tujuan pembelajaran: Mendukung administrasi pelayanan tamu dan pelaporan Front Office. Materi: • Alur reservasi, registration, check-in, dan check-out. • Guest profile dan pengelolaan dokumen tamu sesuai kebijakan privasi. • Room availability, room status, dan koordinasi dengan Housekeeping. • Pengenalan Property Management System (PMS) sesuai akses dan kewenangan. • Administrasi billing dan dokumentasi pembayaran secara terbatas dan diawasi. • Laporan okupansi, arrival/departure, dan laporan harian Front Office. Aktivitas praktik: • Membantu pembaruan data reservasi di bawah supervisi. • Memeriksa kelengkapan dokumen administrasi sesuai checklist. • Menyusun rekap arrival/departure dan room status. • Membantu menyiapkan laporan okupansi dan laporan harian. Output/hasil belajar: Rekap reservasi; laporan harian Front Office; laporan okupansi; checklist dokumen.

Tujuan pembelajaran: Memahami administrasi kesiapan kamar, perlengkapan, dan koordinasi pemeliharaan. Materi: • Struktur dan alur kerja Housekeeping. • Room assignment, room status, room discrepancy, dan room inspection. • Administrasi linen, laundry, dan housekeeping supplies. • Lost and found register serta prosedur dokumentasi. • Maintenance request dan koordinasi dengan Engineering. • Housekeeping daily report dan pencatatan produktivitas sesuai kebijakan hotel. Aktivitas praktik: • Membantu rekap status kamar dan laporan kesiapan kamar. • Menyusun pencatatan linen dan perlengkapan. • Mendokumentasikan lost and found sesuai prosedur. • Membantu membuat log permintaan perbaikan. Output/hasil belajar: Room status report; Housekeeping daily report; linen inventory report; lost and found register; maintenance request log.

Tujuan pembelajaran: Mendukung administrasi restoran, banquet, pencatatan penjualan, dan persediaan. Materi: • Struktur dan alur operasional Food & Beverage. • Administrasi restoran, event, dan banquet. • Pengenalan Point of Sales (POS) dan rekap transaksi sesuai akses. • Banquet Event Order (BEO) dan dokumentasi kegiatan. • Purchase requisition, receiving report, dan dokumen permintaan barang. • Inventory control, stock card, stock opname, FIFO/FEFO, dan dasar pengendalian persediaan. Aktivitas praktik: • Membuat rekap penjualan berdasarkan data yang diizinkan. • Membantu administrasi event dan kelengkapan dokumen BEO. • Membantu pencatatan penerimaan dan persediaan barang. • Menyusun stock card dan rekap hasil pengecekan stok di bawah supervisi. Output/hasil belajar: F&B daily sales report; dokumentasi banquet; inventory stock card; receiving report; stock opname report.

Tujuan pembelajaran: Memahami hubungan administrasi Finance, HR, Engineering, Purchasing, Sales & Marketing, dan General Administration. Materi: • Finance: rekap dokumen transaksi, invoice, petty cash, dan kelengkapan bukti transaksi. • HR: attendance, roster, training record, dan administrasi data karyawan sesuai akses. • Engineering: maintenance request, work order, dan monitoring tindak lanjut. • Purchasing: purchase requisition, purchase order, vendor database, dan dokumentasi pengadaan. • Sales & Marketing: sales activity report, quotation, dan dokumentasi event. • General Administration: surat-menyurat, notulen, jadwal, dan pengarsipan. Aktivitas praktik: • Membantu rekap dan pengecekan kelengkapan dokumen sesuai kewenangan. • Menyusun monitoring status dokumen dan tindak lanjut. • Membuat database administrasi atau vendor menggunakan data yang diizinkan. • Membantu dokumentasi rapat, kegiatan internal, atau aktivitas penjualan. Output/hasil belajar: Department administration report; database administrasi; monitoring dokumen; rekap aktivitas; notulen atau dokumentasi kegiatan.

Tujuan pembelajaran: Mengintegrasikan pemahaman proses administrasi hotel dan menunjukkan kemampuan melalui proyek akhir. Materi: • Integrasi alur administrasi lintas departemen. • Analisis data operasional sederhana dan penyusunan dashboard. • Identifikasi masalah administrasi dan analisis akar masalah dasar. • Penyusunan usulan perbaikan atau SOP kerja sederhana. • Pengendalian dokumen, presentasi, dan komunikasi hasil kerja. • Evaluasi kompetensi, refleksi pembelajaran, dan penyusunan portofolio. Aktivitas praktik: • Menyelesaikan satu tugas administrasi end-to-end di bawah supervisi. • Mengidentifikasi satu masalah administrasi yang terukur. • Membuat dashboard atau alat monitoring sederhana. • Menyusun rekomendasi perbaikan dan mempresentasikan hasilnya. Output/hasil belajar: Operational administration dashboard; satu SOP/usulan perbaikan; laporan proyek akhir; presentasi; portofolio kompetensi.