Staf Niaga dan Administrasi Perdagangan

Pengenalan profil PT Khair Sinergi Cahaya, model usaha perdagangan besar atas dasar fee atau kontrak, alur kerja Unit Niaga, tata tertib, dan etos kerja; penerapan K3 di lingkungan kantor (ergonomi, keselamatan listrik, jalur evakuasi); pengenalan aplikasi perkantoran (Microsoft Excel, Microsoft Word, surel) dan sistem penyimpanan dokumen perusahaan.

Mencatat permintaan barang dari pembeli (jenis, spesifikasi, jumlah, jadwal) ke formulir permintaan; memasukkan data transaksi ke rekap harian di Microsoft Excel; memeriksa kelengkapan data dan menandai data yang belum lengkap; keluaran berupa rekap permintaan harian yang diperiksa mentor.

Mencocokkan purchase order, surat jalan, dan berita acara serah terima; mencatat selisih jumlah atau spesifikasi barang; menyiapkan catatan ketidaksesuaian dan menyerahkannya kepada mentor untuk diputuskan; keluaran berupa lembar verifikasi per transaksi.

Teori struktur rekap transaksi bulanan, perhitungan fee atau komisi berdasarkan kontrak, rekonsiliasi data transaksi dengan faktur, serta penggunaan rumus Microsoft Excel (SUMIFS, VLOOKUP, pivot table) untuk rekap.

Peserta produktif penuh, mengerjakan administrasi perdagangan harian: mencatat transaksi, menyiapkan purchase order dan faktur, memverifikasi dokumen, serta mengarsipkan dokumen niaga secara fisik dan digital dengan penomoran dan penamaan berkas yang seragam; keluaran berupa register dokumen dan arsip digital yang diperiksa mentor.

Menyusun laporan administrasi perdagangan berisi rekap transaksi, status dokumen, perhitungan fee, dan catatan ketidaksesuaian selama program; menyajikan tabel dan grafik dari Microsoft Excel; draf laporan diperiksa mentor.

Teori alur transaksi perantara dagang dari permintaan pembeli, pencarian pemasok, purchase order, pengiriman, hingga penagihan fee; jenis dokumen perdagangan (purchase order, surat jalan, faktur, berita acara serah terima); dasar administrasi perdagangan dan ketentuan pajak atas transaksi.

Menyiapkan draf purchase order, surat jalan, dan faktur berdasarkan data transaksi; memeriksa kesesuaian nama barang, jumlah, harga, dan syarat; menyerahkan draf kepada mentor untuk diputuskan; keluaran berupa draf dokumen bernomor yang tercatat di register dokumen.

Peserta secara mandiri mencatat, menyiapkan, dan memverifikasi dokumen untuk satu siklus transaksi dari permintaan hingga serah terima; hasil kerja diserahkan kepada mentor untuk diputuskan; keluaran berupa berkas transaksi lengkap dan catatan proses.

Volume dan kompleksitas ditingkatkan. Peserta menyusun rekap transaksi bulanan, menghitung fee per transaksi sesuai kontrak, dan mencocokkan hasilnya dengan faktur; selisih dicatat dan diserahkan kepada mentor untuk diputuskan; keluaran berupa rekap transaksi dan lembar perhitungan fee.

Evaluasi Tahap III: mentor menilai capaian kompetensi Bulan 5 berdasarkan logbook harian, hasil kerja yang tercatat, dan observasi langsung; peserta menerima umpan balik tertulis dan rencana perbaikan.

Merapikan arsip seluruh dokumen dan hasil kerja selama program; menyusun portofolio berisi contoh purchase order, faktur, rekap transaksi, dan laporan administrasi perdagangan; keluaran berupa portofolio pemagangan.

Mempelajari contoh dokumen transaksi perusahaan; mencatat jenis dan alur dokumen ke daftar periksa; membuat templat rekap transaksi di Microsoft Excel; keluaran berupa daftar periksa dokumen dan templat rekap yang dicatat dalam logbook.

Evaluasi Tahap I: mentor menilai capaian kompetensi Bulan 1 sampai Bulan 3 berdasarkan logbook harian, hasil kerja yang tercatat, dan observasi langsung; peserta menerima umpan balik tertulis dan rencana perbaikan.

Evaluasi Tahap II: mentor menilai capaian kompetensi Bulan 4 berdasarkan logbook harian, hasil kerja yang tercatat, dan observasi langsung; peserta menerima umpan balik tertulis dan rencana perbaikan.

Evaluasi Akhir: penilaian menyeluruh atas capaian seluruh unit kompetensi melalui presentasi laporan akhir, pemeriksaan portofolio, dan penilaian sikap kerja; hasil evaluasi menjadi dasar penerbitan sertifikat pemagangan.