Fundraising & Program Penyaluran

Peserta mempelajari profil Yayasan OK OCE Sosial Kemanusiaan, visi dan misi, struktur organisasi, program utama, fungsi pengumpulan, fungsi pendistribusian, alur koordinasi antarbidang, serta peran peserta magang dalam mendukung pelaksanaan kegiatan sosial dan kemanusiaan.

Peserta mempelajari cara mengidentifikasi dan mengelompokkan calon donatur berdasarkan kategori individu, komunitas, perusahaan, UMKM, lembaga, alumni, mitra organisasi, dan masyarakat umum. Peserta membantu menyusun daftar calon donatur yang relevan dengan program yayasan.

Peserta mempelajari penyusunan kampanye fundraising mulai dari penentuan isu, sasaran penerima manfaat, target dana, target donatur, durasi kampanye, kanal komunikasi, jadwal publikasi, dan indikator keberhasilan.

Peserta membantu menerima, mencatat, dan memeriksa kelengkapan pengajuan bantuan dari individu, keluarga, komunitas, atau lembaga. Pemeriksaan mencakup identitas pemohon, surat permohonan, proposal, rincian kebutuhan, data pendukung, dan narahubung.

Peserta membantu mempersiapkan jadwal, daftar penerima manfaat, undangan, lokasi, kebutuhan barang, transportasi, tim pelaksana, susunan acara, berita acara, tanda terima, dan perlengkapan dokumentasi kegiatan penyaluran.

Peserta menjalankan satu siklus program secara terpadu di bawah supervisi pembimbing, mulai dari pemetaan calon donatur, penyusunan kampanye, pencatatan donasi, penerimaan calon penerima manfaat, verifikasi, asesmen, rekomendasi, penyaluran, hingga penyusunan laporan kepada donatur.

Peserta mempelajari pengertian zakat, infak, sedekah, donasi sosial, dana kemanusiaan, dana terikat dan tidak terikat, serta perbedaan penggunaan masing-masing jenis dana. Peserta juga diperkenalkan pada delapan asnaf penerima zakat dan prinsip kehati-hatian dalam penyaluran dana.

Peserta mempelajari etika berkomunikasi dengan donatur, calon donatur, pemohon bantuan, dan penerima manfaat. Materi mencakup kesopanan, empati, menjaga martabat penerima manfaat, kerahasiaan data, larangan menjanjikan bantuan, serta tata cara menyampaikan informasi secara profesional.

Peserta melakukan pengelompokan, penomoran, pemindaian, dan pengarsipan dokumen pengumpulan dan pendistribusian secara fisik maupun digital. Dokumen mencakup data donatur, bukti transfer, formulir donasi, proposal bantuan, formulir asesmen, rekomendasi penyaluran, berita acara, tanda terima, dan dokumentasi kegiatan.

Peserta membantu memasukkan dan memperbarui data donatur serta penerima manfaat ke dalam spreadsheet atau sistem yang digunakan yayasan. Peserta memastikan data tersusun lengkap, tidak ganda, mudah ditelusuri, dan dijaga kerahasiaannya.

Peserta menyusun database prospek donatur yang memuat nama, kategori, kontak, sumber informasi, minat program, riwayat komunikasi, status tindak lanjut, dan catatan penting. Data digunakan sebagai dasar pelaksanaan kegiatan fundraising.

Peserta membantu menyusun dan menyampaikan pesan pengenalan program kepada calon donatur melalui WhatsApp, surat elektronik, telepon, atau media komunikasi lainnya. Peserta mencatat hasil komunikasi dan melakukan tindak lanjut sesuai arahan pembimbing.

Peserta membantu menyusun proposal pengumpulan dana yang memuat latar belakang program, tujuan, sasaran penerima manfaat, kebutuhan anggaran, mekanisme penyaluran, indikator keberhasilan, dan bentuk pelaporan kepada donatur.

Peserta membantu mencatat donasi yang masuk, mencocokkan bukti transfer, mengidentifikasi tujuan donasi, memperbarui database donatur, serta menyiapkan ucapan terima kasih atau konfirmasi penerimaan donasi sesuai prosedur yayasan.

Peserta membantu menulis narasi kampanye, caption media sosial, pesan siaran, surat permohonan dukungan, ajakan berdonasi, pembaruan perkembangan program, serta ucapan terima kasih kepada donatur dengan bahasa yang jujur, persuasif, dan tidak mengeksploitasi penerima manfaat.

Peserta membantu pelaksanaan kampanye melalui media sosial, website, platform donasi, WhatsApp, surat elektronik, dan jaringan mitra. Peserta memantau respons, pertanyaan calon donatur, perolehan dana, dan efektivitas kanal kampanye.

Peserta membantu menjaga hubungan dengan donatur melalui ucapan terima kasih, informasi perkembangan program, laporan penyaluran, undangan kegiatan, dan komunikasi berkala. Peserta memastikan setiap komunikasi tercatat dalam database.

Peserta membuat rekapitulasi target dan realisasi pengumpulan dana, jumlah donatur, donatur baru, donatur berulang, kanal yang paling efektif, serta hambatan yang ditemukan selama kampanye. Hasil evaluasi digunakan untuk memperbaiki kampanye berikutnya.

Peserta melakukan verifikasi awal terhadap kelengkapan, kesesuaian, dan keabsahan dokumen calon penerima manfaat. Peserta membantu menghubungi narahubung untuk melakukan klarifikasi data tanpa memberikan kepastian bahwa bantuan akan disetujui.

Peserta mempelajari dan mempraktikkan teknik wawancara, observasi, kunjungan lapangan, pencatatan kondisi sosial ekonomi, identifikasi kebutuhan utama, potensi penerima manfaat, serta faktor risiko yang perlu dipertimbangkan dalam proses penyaluran.

Peserta membantu menganalisis hasil asesmen berdasarkan tingkat kebutuhan, urgensi, kelengkapan dokumen, kesesuaian dengan program, ketersediaan dana, dan kategori penerima manfaat. Hasil analisis disusun sebagai bahan pertimbangan bagi pembimbing dan pimpinan yayasan.

Peserta membantu menyusun rekomendasi penyaluran yang memuat identitas penerima manfaat, hasil asesmen, jenis bantuan, nominal atau bentuk bantuan, sumber dana, jadwal pelaksanaan, metode penyaluran, serta dokumen yang harus dipersiapkan.

Peserta terlibat dalam pelaksanaan penyaluran bantuan secara langsung maupun melalui mitra. Peserta membantu registrasi penerima, pemeriksaan data, penyerahan bantuan, pengumpulan tanda terima, dokumentasi, serta memastikan bantuan diterima oleh pihak yang telah ditetapkan.

Peserta mempelajari cara mengambil foto, video, dan testimoni secara etis, memperoleh persetujuan apabila diperlukan, serta menghindari penyajian narasi atau visual yang merendahkan, mengeksploitasi, atau membuka data pribadi penerima manfaat.

Peserta membantu menyusun laporan yang memuat latar belakang kegiatan, tujuan, waktu dan lokasi, sumber dana, jumlah bantuan, jumlah penerima manfaat, proses pelaksanaan, dokumentasi, kendala, hasil kegiatan, dan lampiran administrasi.

Peserta menyusun laporan singkat dan komunikatif kepada donatur mengenai penggunaan dana, jumlah penerima manfaat, bentuk bantuan, dokumentasi penyaluran, dampak awal, serta ucapan terima kasih. Informasi harus sesuai dengan data dan tidak dilebihkan.

Peserta mencocokkan sumber dana, tujuan donasi, jumlah dana terkumpul, rencana penggunaan, realisasi penyaluran, jumlah penerima manfaat, serta saldo program. Peserta membantu mengidentifikasi apabila terdapat ketidaksesuaian data atau dokumen yang perlu diperbaiki.

Peserta membantu melakukan tindak lanjut kepada penerima manfaat untuk mengetahui apakah bantuan telah diterima dan digunakan sesuai tujuan. Peserta mencatat perubahan awal, kendala, kebutuhan lanjutan, serta masukan dari penerima manfaat.

Peserta menyusun atau memperbarui sistem pencatatan yang menghubungkan data kampanye, donatur, dana masuk, program, penerima manfaat, status penyaluran, dokumentasi, dan laporan. Sistem dibuat sederhana, aman, mudah digunakan, dan mudah ditelusuri.

Peserta menyusun proyek akhir berupa rancangan kampanye fundraising dan penyaluran untuk satu program Yayasan OK OCE Sosial Kemanusiaan. Proyek memuat masalah sosial, sasaran penerima manfaat, target dana, segmentasi donatur, strategi komunikasi, jadwal kegiatan, mekanisme asesmen, rencana penyaluran, indikator keberhasilan, dan format laporan.

Peserta menyusun rekomendasi berdasarkan pengalaman selama magang, antara lain perbaikan database donatur, sistem tindak lanjut, format asesmen, prosedur persetujuan bantuan, dokumentasi, komunikasi kepada donatur, dan pelaporan pendistribusian.

Peserta mempresentasikan hasil kegiatan, pencapaian target, proyek akhir, hambatan, pembelajaran, dan rekomendasi perbaikan. Pembimbing mengevaluasi kemampuan komunikasi, fundraising, pengelolaan data, asesmen, pelaksanaan penyaluran, penyusunan laporan, kedisiplinan, empati, dan integritas peserta.