Guest Service Internship (Front Office)

Peserta mempelajari peran dan tanggung jawab dalam operasional hotel, struktur organisasi departemen, alur pelayanan tamu, serta koordinasi dengan departemen lain untuk memastikan kelancaran operasional dan kepuasan tamu.

Peserta mempelajari proses pemesanan kamar, perubahan reservasi, pembatalan reservasi, serta pengelolaan data tamu melalui sistem reservasi hotel. Materi ini juga mencakup pemahaman mengenai berbagai jenis tarif dan kanal pemesanan.

Peserta akan mempelajari struktur harga kamar dan berbagai jenis tarif hotel, termasuk corporate rate, promotional rate, serta special package. Peserta juga akan memahami perbedaan periode high season dan low season, strategi penjualan dan promosi produk hotel, serta dasar-dasar revenue management dalam mengoptimalkan pendapatan hotel.

Peserta akan mempelajari pengenalan Property Management System (PMS) yang digunakan dalam operasional Front Office hotel, meliputi fungsi dan fitur utama sistem, pengelolaan data tamu, proses reservasi, check-in dan check-out, pengaturan status kamar, serta pencatatan informasi transaksi. Peserta juga akan memahami keterkaitan penggunaan sistem dengan kelancaran operasional dan peningkatan kualitas pelayanan kepada tamu.

Peserta mempelajari teknik komunikasi efektif, standar pelayanan prima, dan cara menangani permintaan maupun keluhan tamu secara profesional. Materi ini menekankan pentingnya sikap ramah, empati, dan kemampuan problem solving dalam industri hospitality.

Peserta mempelajari proses transaksi pembayaran tamu, pengelolaan kas Front Office, rekonsiliasi transaksi harian, penyusunan laporan operasional, serta prosedur keselamatan dan penanganan situasi darurat yang berkaitan dengan tamu dan area Front Office.

Peserta akan mempelajari jenis produk dan layanan yang dimiliki hotel, meliputi tipe kamar, fasilitas, paket penawaran, serta berbagai layanan pendukung lainnya. Peserta juga akan mengenal penggunaan sistem hotel yang berkaitan dengan pengelolaan reservasi, data tamu, transaksi, dan informasi operasional sebagai bekal dalam memahami produk serta teknologi yang digunakan dalam industri perhotelan.

Peserta mempelajari prosedur penerimaan dan keberangkatan tamu, mulai dari verifikasi reservasi, registrasi tamu, pembuatan kunci kamar, penjelasan fasilitas hotel, hingga proses pembayaran dan penyelesaian administrasi saat check-out.

Peserta akan mempelajari dan mempraktikkan proses pelayanan reservasi, mulai dari memberikan informasi mengenai tarif dan fasilitas hotel kepada calon tamu, membantu penyusunan penawaran harga kamar, hingga menerapkan teknik komunikasi yang baik dalam melayani kebutuhan reservasi. Peserta juga akan dilibatkan dalam kegiatan promosi produk dan paket hotel serta melakukan pengecekan kesesuaian harga dan ketentuan reservasi sesuai dengan standar operasional hotel.

Peserta mempelajari penggunaan sistem Property Management System (PMS), seperti Opera, untuk melakukan registrasi tamu, pengelolaan kamar, pembaruan status kamar, pencatatan transaksi, dan penyusunan laporan operasional Front Office.

Peserta akan mempelajari proses pengelolaan dan pengolahan data operasional hotel, mulai dari melakukan rekapitulasi data reservasi harian, mengolah data menggunakan Microsoft Excel atau Google Sheets, hingga menyusun laporan sumber pemesanan dan pembatalan reservasi. Peserta juga akan mempelajari pengarsipan dokumen, pengecekan konsistensi data, serta penyusunan laporan operasional secara berkala untuk mendukung kelancaran administrasi hotel.

- Melakukan review terhadap proses reservasi dan administrasi yang telah dipelajari. - Mengolah dan menganalisis data reservasi secara sederhana. - Mengidentifikasi kendala dalam proses reservasi dan distribusi kamar. - Menyusun laporan hasil pembelajaran dan kegiatan magang. - Membuat rekomendasi sederhana untuk mendukung peningkatan operasional hotel. - Mempresentasikan hasil kegiatan magang kepada pembimbing lapangan.