Account Payable Analyst Intern

Peserta mempelajari peran Account Payable dalam siklus procure-to-pay, mulai dari permintaan dan pengadaan barang atau jasa, penerimaan, penagihan oleh vendor, pemeriksaan invoice, persetujuan pembayaran, hingga pencatatan penyelesaian kewajiban. Materi mencakup pengenalan dokumen PO, invoice, bukti penerimaan barang atau jasa, credit note, payment terms, serta vendor master data. Peserta juga memahami hubungan kerja antara Account Payable, Procurement, Vendor Management, Finance, dan departemen pengguna jasa, termasuk prinsip pemisahan tugas, otorisasi transaksi, kerahasiaan informasi keuangan, dan pengendalian internal yang berlaku dalam proses pembayaran.

Peserta mempelajari proses penerimaan dan pemeriksaan awal invoice beserta dokumen pendukungnya. Kegiatan mencakup validasi identitas vendor, nomor invoice, tanggal transaksi, nilai tagihan, informasi pajak, termin pembayaran, serta kelengkapan dokumen. Peserta berlatih melakukan invoice matching dengan membandingkan invoice, PO, dan bukti penerimaan barang atau jasa apabila ketiganya digunakan dalam prosedur perusahaan. Materi juga mencakup identifikasi potensi invoice duplikat, ketidaksesuaian nilai, dan dokumen yang belum lengkap. Selain itu, peserta mempelajari pengelolaan data vendor, pemeriksaan konsistensi informasi administrasi, serta pembaruan status dokumen secara tertib tanpa melakukan perubahan data sensitif di luar kewenangannya.

Peserta mempelajari bagaimana transaksi invoice yang telah diverifikasi dicatat dan dipantau dalam proses account payable. Materi mencakup pengelolaan invoice register, pemantauan status persetujuan, pencatatan tanggal jatuh tempo, pemahaman payment terms, serta penelusuran status pembayaran berdasarkan data yang tersedia. Peserta juga berlatih melakukan rekonsiliasi sederhana antara daftar invoice, catatan utang vendor, dan informasi pembayaran untuk mengidentifikasi transaksi yang belum tercatat, pembayaran yang belum teridentifikasi, atau perbedaan saldo. Pembelajaran mencakup dokumentasi temuan dan koordinasi dengan pihak terkait untuk memastikan setiap perbedaan ditindaklanjuti melalui prosedur yang berlaku.

Peserta mempelajari analisis aging utang untuk mengelompokkan outstanding invoice berdasarkan umur tagihan dan status jatuh tempo. Materi mencakup identifikasi invoice yang akan jatuh tempo, invoice overdue, tagihan yang tertahan karena dokumen atau persetujuan, serta faktor yang berpotensi menyebabkan keterlambatan pembayaran. Peserta juga mempelajari hubungan antara payment terms, jadwal pembayaran, dan perencanaan arus kas. Dari sisi pengendalian internal, peserta berlatih mengidentifikasi risiko seperti invoice duplikat, ketidaksesuaian dokumen, perubahan data vendor yang tidak terdokumentasi, dan kelemahan proses persetujuan. Analisis dilakukan untuk mendukung prioritas tindak lanjut dan mengurangi risiko kesalahan administrasi, tanpa mengambil alih kewenangan persetujuan pembayaran.

Peserta mempelajari cara mengubah data transaksi account payable menjadi laporan yang mendukung pemantauan dan evaluasi proses pembayaran. Materi mencakup penyusunan indikator seperti jumlah dan nilai invoice yang diproses, outstanding invoice, aging utang, overdue invoice, durasi pemrosesan invoice, serta proporsi transaksi yang membutuhkan koreksi atau klarifikasi jika data tersedia. Peserta berlatih menggunakan Excel atau Power BI untuk melakukan analisis, menyusun visualisasi, dan membandingkan kinerja antarperiode atau kategori vendor. Pembelajaran juga mencakup penyusunan narasi laporan yang menjelaskan tren, hambatan proses, dan area yang membutuhkan perhatian, dengan memperhatikan konsistensi definisi KPI serta validitas data sumber.

Peserta mengerjakan proyek akhir menggunakan dataset yang disetujui pembimbing untuk mengevaluasi kinerja dan efektivitas proses account payable. Proyek dapat berfokus pada analisis aging utang, evaluasi durasi pemrosesan invoice, identifikasi penyebab keterlambatan pembayaran, pemeriksaan kualitas data vendor, atau analisis potensi duplikasi dan ketidaksesuaian dokumen. Peserta melakukan validasi data, menentukan indikator pengukuran, menganalisis pola dan hambatan proses, serta menyusun rekomendasi yang dapat diterapkan sesuai kebijakan perusahaan. Hasil proyek dituangkan dalam laporan analisis dan dashboard pendukung, kemudian dipresentasikan kepada pembimbing atau tim terkait. Peserta juga menyerahkan dokumentasi definisi KPI, metode analisis, asumsi, dan panduan penggunaan hasil kerja agar dapat ditinjau dan dikembangkan lebih lanjut.