Arsiparis Inspektorat Kementerian Koordinator Bidang Pangan

Pokok materi Pengertian, fungsi, dan nilai guna arsip. Perbedaan arsip dinamis dan arsip statis. Arsip aktif, inaktif, dan arsip vital. Organisasi kearsipan, pencipta arsip, unit pengolah, dan unit kearsipan. Dasar hukum, SOP, dan etika profesi. Indikator kompetensi Peserta mampu menjelaskan siklus arsip, mengenali peran unit terkait, dan menunjukkan kepatuhan terhadap SOP.

Pokok materi Tata naskah dinas sesuai pedoman instansi. Registrasi surat masuk dan surat keluar. Identifikasi isi, konteks, pencipta, dan tanggal arsip. Klasifikasi arsip berdasarkan fungsi dan kegiatan. Pemberkasan, indeks, kode, dan daftar berkas. Indikator kompetensi Peserta dapat mencatat dan memberkaskan arsip secara konsisten, menggunakan instrumen yang berlaku, dan menjelaskan dasar penentuan klasifikasinya.

Pokok materi Penataan folder dan boks arsip. Label, nomor lokasi, dan sistem penyimpanan. Pemeliharaan kondisi ruang dan media simpan. Prosedur peminjaman, pengembalian, dan penemuan kembali. Pencegahan kerusakan dan kehilangan arsip. Indikator kompetensi Peserta mampu menemukan sampel arsip berdasarkan daftar atau indeks, mencatat perpindahan arsip, dan mengembalikan arsip ke lokasi yang benar.

Pokok materi Persiapan dokumen dan pemindaian. Pengaturan resolusi, format, dan kualitas file sesuai kebutuhan instansi. Pemeriksaan kelengkapan halaman dan keterbacaan. Penamaan file, struktur folder, dan metadata. Penyimpanan, pencadangan, dan pengendalian versi sesuai SOP. Penelusuran arsip digital dan pengelolaan hak akses. Indikator kompetensi Peserta mampu menghasilkan file digital yang terbaca dan lengkap, mengisi metadata secara konsisten, serta menemukan kembali file tanpa mengubah atau menghilangkan konteks arsip.

Pokok materi Pemahaman fungsi JRA. Identifikasi masa retensi dan nasib akhir arsip. Penyusunan data untuk pemindahan arsip inaktif. Pengenalan penilaian dan penyerahan arsip statis. Peran pejabat, panitia, dan lembaga kearsipan sesuai kewenangan. Indikator kompetensi Peserta mampu membaca informasi JRA, mengidentifikasi berkas yang perlu ditelaah, dan menyusun daftar pendukung tanpa mengambil keputusan di luar kewenangannya.

Pokok materi Klasifikasi keamanan dan hak akses arsip. Kerahasiaan, perlindungan data, dan penggunaan informasi. Pengendalian kualitas data dan dokumen digital. Pemeriksaan kelengkapan, konsistensi, dan keterlacakan. Penyusunan laporan kegiatan dan rekomendasi perbaikan. Indikator kompetensi Peserta mampu mengidentifikasi risiko dasar, mematuhi batas akses, menyusun bukti kerja, dan menyampaikan rekomendasi yang dapat ditindaklanjuti.