Arsiparis Terampil (Magang)

"Kompetensi: Memahami organisasi rumah sakit serta dasar-dasar administrasi dan kearsipan.Materi• Struktur organisasi dan tata kerja rumah sakit, khususnya unit sekretariat/tata usaha dan kearsipan.• Regulasi kearsipan nasional (UU Kearsipan, pedoman ANRI) dan penerapannya di fasilitas kesehatan.• Standar Prosedur Operasional (SPO) unit kearsipan dan administrasi umum.• Etika kerja, kerahasiaan dokumen, dan keamanan informasi rumah sakit.• Pengenalan jenis-jenis arsip: arsip dinamis (aktif/inaktif), arsip vital, dan arsip statis.Praktik:• Orientasi ruang kearsipan, sekretariat, dan administrasi umum.• Observasi alur dokumen dari penciptaan hingga penyimpanan/pemusnahan.• Pendampingan petugas arsip/tata usaha senior.Target:Menyusun bagan alur pengelolaan dokumen dan arsip di rumah sakit.

"Kompetensi:Melaksanakan pengurusan surat masuk dan keluar sesuai kaidah tata naskah dinas.Materi:• Jenis dan format naskah dinas (surat, nota dinas, memo, SK, surat edaran).• Prosedur pencatatan, pengagendaan, dan pendistribusian surat masuk/keluar.• Sistem penomoran surat dan kode klasifikasi arsip.• Tata cara pengetikan, verifikasi, dan pengesahan dokumen dinas.• Pengarsipan surat menggunakan buku agenda dan/atau aplikasi persuratan elektronik.Praktik:• Mencatat dan mengagendakan surat masuk/keluar secara langsung.• Menyusun konsep naskah dinas sederhana di bawah supervisi.• Melakukan pendistribusian dan pelacakan (tracking) dokumen antar-unit.Target:Memenuhi kompetensi pengelolaan surat-menyurat terisi lengkap."

"Kompetensi:Menata dan menyimpan arsip secara sistematis, baik manual maupun elektronik.Materi:• Sistem klasifikasi arsip: abjad, nomor, subjek, wilayah, dan kronologis.• Prosedur penataan, pelabelan, dan penyimpanan arsip aktif dan inaktif.• Pengenalan dan pengoperasian aplikasi kearsipan elektronik (e-arsip/SIKD).• Alih media arsip (digitalisasi/scanning) dan penjaminan keutuhan data.• Keamanan fisik dan digital arsip (kontrol akses, backup, perlindungan dari kerusakan).Praktik:• Melakukan penataan dan pelabelan arsip pada unit kerja terkait.• Berlatih input dan penelusuran (retrieval) arsip melalui sistem elektronik.• Melakukan alih media/digitalisasi dokumen terpilih.Target:Mampu membuat daftar arsip yang ditata dan didigitalisasi beserta lokasi penyimpanannya."

"Kompetensi: Mengelola arsip dan dokumen rumah sakit sesuai jadwal retensi arsip (JRA).Materi:• Ketentuan penyimpanan dan masa retensi dokumen.• Prosedur penilaian arsip: arsip bernilai guna tetap vs. arsip yang dapat disusutkan.• Tata cara penyusutan, pemindahan, dan pemusnahan arsip sesuai JRA dan berita acara.• Prinsip kerahasiaan dan pelepasan informasi rekam medis (release of information).• Koordinasi dengan unit rekam medis, hukum, dan manajemen dalam proses pemusnahan arsip.Praktik:• Membantu proses identifikasi dan pemilahan arsip sesuai masa retensi.• Menyusun daftar arsip usul musnah dan draf berita acara pemusnahan.• Mendampingi proses pemindahan arsip inaktif ke unit kearsipan pusat.Target:Daftar arsip yang dinilai beserta status retensi/usul musnahnya."

"Kompetensi:Mendukung kegiatan administrasi umum, kesekretariatan, kepegawaian, dan logistik.Materi:• Administrasi kepegawaian: pengarsipan berkas pegawai, cuti, dan absensi.• Administrasi logistik dan inventaris: pencatatan aset, permintaan, dan mutasi barang.• Dukungan kesekretariatan: penjadwalan rapat, notulensi, dan dokumentasi kegiatan.• Sasaran mutu dokumen dalam persiapan akreditasi (kelengkapan, keteraturan, keterlacakan).• Audit sederhana ketertiban arsip dan dokumen administrasi unit.Praktik:• Membantu pengarsipan dokumen kepegawaian dan logistik.• Menyusun notulen rapat dan dokumentasi kegiatan unit.• Melakukan audit sederhana ketertiban arsip pada salah satu unit kerja.Target:Laporan hasil audit ketertiban arsip beserta rekomendasi perbaikan."

"Kompetensi:Menunjukkan kemandirian kerja dalam pengelolaan arsip dan administrasi rumah sakit.Materi:• Konsolidasi kompetensi persuratan, kearsipan, dan administrasi umum.• Penyusunan laporan kegiatan (project report).• Manajemen risiko kehilangan/kerusakan dokumen dan mitigasinya.• Presentasi hasil dan evaluasi akhir magang.Praktik:• Tugas mandiri terbimbing di unit kearsipan dan administrasi umum.• Penyusunan laporan akhir magang secara lengkap.• Presentasi laporan akhir kepada pembimbing/kepala unit.Target:Laporan akhir magang dan penilaian kompetensi kearsipan-administratif menyeluruh.Proyek Akhir MagangPeserta memilih salah satu proyek berikut:• Evaluasi sistem klasifikasi dan penataan arsip pada salah satu unit kerja.• Audit ketertiban dan kelengkapan pengelolaan surat masuk/keluar.• Penyusunan usulan jadwal retensi arsip (JRA) untuk jenis dokumen tertentu.• Evaluasi proses alih media (digitalisasi) arsip dan efektivitasnya.• Analisis kepatuhan prosedur pemusnahan arsip terhadap ketentuan yang berlaku.• Penyusunan/revisi SOP pengelolaan arsip pada salah satu unit.Luaran Magang:• Peta alur pengelolaan dokumen dan arsip rumah sakit.• Checklist kompetensi persuratan dan kearsipan.• Log arsip yang ditata, didigitalisasi, dan dinilai retensinya.• Daftar arsip usul musnah beserta draf berita acara.• Laporan audit ketertiban arsip dan administrasi unit.• Laporan proyek akhir magang.• Laporan magang keseluruhan.• Presentasi hasil akhir magang.