Buyer & Purchasing Agent

Pengenalan profil PT Khair Sinergi Cahaya, model usaha perdagangan besar atas dasar fee atau kontrak, alur kerja Unit Niaga, tata tertib, dan etos kerja; penerapan K3 di lingkungan kantor (ergonomi, keselamatan listrik, jalur evakuasi); pengenalan aplikasi perkantoran (Microsoft Excel, Microsoft Word, surel) dan sistem penyimpanan dokumen perusahaan.

Mencatat kebutuhan barang dari pembeli ke formulir spesifikasi (nama barang, standar mutu, jumlah, jadwal kirim); memeriksa kejelasan spesifikasi dan mencatat pertanyaan untuk dikonfirmasi kepada mentor; keluaran berupa lembar spesifikasi per permintaan.

Mengumpulkan daftar harga dari minimal tiga pemasok; menyusun tabel perbandingan harga, mutu, waktu kirim, dan syarat pembayaran; menyerahkan usulan pemasok kepada mentor untuk diputuskan; keluaran berupa lembar perbandingan harga.

Teori komponen purchase order, syarat pengiriman (Incoterms dasar), jadwal kirim, pemantauan status pesanan, serta penanganan keterlambatan dan ketidaksesuaian barang.

Peserta produktif penuh, mengerjakan pembelian harian: memperbarui basis data vendor, menyusun perbandingan harga, menyiapkan purchase order, dan menyusun evaluasi pemasok berdasarkan ketepatan waktu, mutu barang, dan kesesuaian harga; keluaran berupa kartu evaluasi pemasok bulanan yang diperiksa mentor.

Menyusun laporan pembelian berisi jumlah permintaan, pemasok terpilih, perbandingan harga, status purchase order, dan hasil evaluasi pemasok; menyajikan tabel dan grafik di Microsoft Excel; draf laporan diperiksa mentor.

Teori siklus pembelian antarbisnis: identifikasi kebutuhan, spesifikasi barang, sourcing pemasok, perbandingan harga, purchase order, penerimaan barang, dan evaluasi pemasok; kriteria pemasok (legalitas, kapasitas, mutu, harga, waktu kirim); etika pengadaan dan pencegahan konflik kepentingan.

Mencari calon pemasok melalui katalog, direktori usaha, dan situs resmi produsen; mencatat data legalitas, kapasitas, dan kontak ke basis data vendor; memberi tanda status verifikasi; keluaran berupa daftar calon pemasok per kategori barang.

Peserta secara mandiri mengerjakan satu siklus sourcing pemasok untuk satu kategori barang, dari lembar spesifikasi, pendataan vendor, hingga perbandingan harga; hasil kerja diserahkan kepada mentor untuk diputuskan; keluaran berupa berkas sourcing lengkap.

Volume dan kompleksitas ditingkatkan. Peserta menyiapkan draf purchase order untuk beberapa pemasok sekaligus, mencatat status pesanan di lembar pemantauan, dan menandai pesanan yang terlambat; draf diserahkan kepada mentor untuk diputuskan; keluaran berupa register purchase order dan lembar pemantauan pesanan.

Evaluasi Tahap III: mentor menilai capaian kompetensi Bulan 5 berdasarkan logbook harian, hasil kerja yang tercatat, dan observasi langsung; peserta menerima umpan balik tertulis dan rencana perbaikan.

Merapikan arsip seluruh dokumen dan hasil kerja selama program; menyusun portofolio berisi lembar spesifikasi, basis data vendor, perbandingan harga, purchase order, dan laporan pembelian; keluaran berupa portofolio pemagangan.

Mempelajari basis data vendor perusahaan; mencatat struktur kolom data pemasok; membuat templat perbandingan harga di Microsoft Excel; keluaran berupa templat perbandingan harga dan catatan logbook.

Evaluasi Tahap I: mentor menilai capaian kompetensi Bulan 1 sampai Bulan 3 berdasarkan logbook harian, hasil kerja yang tercatat, dan observasi langsung; peserta menerima umpan balik tertulis dan rencana perbaikan.

Evaluasi Tahap II: mentor menilai capaian kompetensi Bulan 4 berdasarkan logbook harian, hasil kerja yang tercatat, dan observasi langsung; peserta menerima umpan balik tertulis dan rencana perbaikan.

Evaluasi Akhir: penilaian menyeluruh atas capaian seluruh unit kompetensi melalui presentasi laporan akhir, pemeriksaan portofolio, dan penilaian sikap kerja; hasil evaluasi menjadi dasar penerbitan sertifikat pemagangan.