Customer Service After Sales

Fokus : Mengenal proses kerja CS After Sales, memahami SOP retur/reparasi, dan mempelajari penanganan keluhan pelanggan. 1. Mempelajari struktur organisasi, fungsi retail sales, tanggung jawab CS After Sales, serta alur koordinasi dengan atasan dan departemen terkait. 2. Mempelajari SOP penanganan keluhan pelanggan, penerimaan komplain retur/reparasi, pemrosesan kasus, dan pelaporan keluhan. 3. Mengamati proses penerimaan keluhan pelanggan secara offline maupun online, termasuk keluhan yang diterima melalui butik atau area. 4. Mempelajari cara merespons pelanggan dengan sikap profesional. 5. Mengidentifikasi informasi yang diperlukan untuk memproses keluhan, termasuk detail produk, kronologi masalah, dan kebutuhan tindak lanjut. 6. Mempelajari prosedur penanganan keluhan berdasarkan tingkat kewenangan serta alur eskalasi kepada atasan atau departemen terkait. 7. Berlatih mencatat keluhan dan menyusun dokumentasi awal berdasarkan arahan pembimbing.

Fokus : Mengembangkan keterampilan administrasi dan pencatatan data retur/reparasi secara teliti serta prosedur perusahaan. 1. Mempelajari alur penerimaan komplain retur/reparasi dari pelanggan, butik, maupun area. 2. Berlatih memeriksa kelengkapan informasi dan dokumen sebelum kasus diproses lebih lanjut. 3. Mempelajari penggunaan DealPOS/Paper ID untuk pencatatan data reparasi sesuai prosedur dan akses yang diberikan. 4. Melakukan input data retur/repatasi dengan pendampingan, serta memeriksa kembali ketepatan informasi yang dicatat. 5. Mempelajari prosedur penerusan kasus retur/reparasi kepada departemen terkait. 6. Berlatih memperbaharui status kasus dan menyimpan dokumen pendukung dalam bentuk soft copy sesuai sistem pengarsipan perusahaan. 7. Menerima umpan balik dari pembimbing mengenai ketelitian, kelengkapan data, dan konsistensi pencatatan.

Fokus : Menerapkan proses administrasi after sales dalam pekerjaan rutin serta mengembangkan kemampuan koordinasi dan pemantauan penyelesaian kasus. 1. Memproses data dan dokumen retur/repatasi yang masuk sebelum diteruskan kepada departemen terkait. 2. Melakukan koordinasi dengan tim terkait untuk memperoleh informasi perkembangan dan penyelesaian kasus. 3. Memantau status reparasi/retur yang belum selesai dan memeriksa data pending secara berkala. 4. Memeriksa resi pengiriman untuk retur dan reparasi serta mencocokkannya dengan data kasus yang tercatat. 5. Memperbaharui data kasus berdasarkan informasi yang diterima dan mendokumentasikan tindak lanjut yang telah dilakukan. 6. Menyusun rekap mingguan mengenai data retur/reparasi yang masuk dan yang telah selesai dikirim. 7. Menyiapkan hasil pemeriksaan pending case dan rekap mingguan untuk ditinjau pembimbing sebelum dilaporkan kepada manager dan senior operational retail manager.

Fokus : Meningkatkan kemampuan menangani proses retur/reparasi secara lebih menyeluruh, memastikan kesesuaian data, dan mendukung administrasi pengiriman. 1. Menangani kasus retur/reparasi rutin mulai dari penerimaan komplain, pemeriksaan data, input sistem, hingga penerusan kepada departemen terkait dengan pengawasan supervisi secara berkala. 2. Melakukan tindak lanjut atas kasus yang belum selesai serta mengonfirmasi perkembangan kepada pihak terkait. 3. Memastikan informasi kasus, status reparasi, dan dokumen pendukung tercatat secara lengkap dan akurat. 4. Memeriksa resi pengiriman retur/reparasi serta mengidentifikasi ketidaksesuaian antara data da informasi pengiriman. 5. Mempelajari dan mempraktikkan pengolahan data resi pengiriman serta tagihan sebelum diserahkan kepada Finance. 6. Membantu mencocokkan tagihan JNE dengan data pengiriman yang tercatat. 7. Melakukan klarifikasi atas perbedaan informasi atau dokumen kepada pihak terkait. 8. Mengevaluasi ketelitian administrasi dan kualitas koordinasi berdasarkan supervisi.

Fokus : Mengembangkan keterampilan data dan penyusunan laporan analisis retur/reparasi, termasuk pemeriksaan kesesuaian proses terhadap SOP. 1. Mengumpulkan dan memeriksa data retur/reparasi sebagai dasar penyusunan laporan bulanan. 2. Memastikan Kelengkapan dan ketepatan data sebelum digunakan dalam pelaporan. 3. Mengolah serta mengelompokkan data retur/reparasi sesuai format dan kategori yang digunakan perusahaan. 4. Membantu menyusun laporan data analisis retur berdasarkan data yang tersedia dan arahan pembimbing. 5. Memeriksa status penyelesaian reparasi dan inden untuk membantu memastikan pengirimannya sesuai SOP. 6. Membantu memeriksa kesesuaian pelaksanaan proses reparasi dengan SOP yang berlaku. 7. Memeriksa kembali kesesuaian data pengiriman dan tagihan JNE sebagai bagian dari administrasi after sales 8. Menyampaikan hasil rekap, ketidaksesuaian, dan kendala yang ditemukan kepada supervisi untuk ditinjau sebelum dilaporkan kepada pihak terkait.

Fokus : Mengintegrasikan kemampuan penanganan keluhan, administrasi retur/reparasi, koordinasi, pemantauan pengiriman, dan pelaporan dalam pekerjaan rutin CS After Sales. 1. Menangani kasus retur/reparasi rutin mulai dari penerimaan komplain, pemeriksaan informasi, input data, koordinasi, hingga pembatuan status dengan supervisi berkala. 2. Memastikan setiap kasus yang ditangani memiliki pencatatan, dokumen pendukung, dan informasi status yang sesuai. 3. Melakukan pemantauan pending case serta menindaklanjuti kasus yang membutuhkan konfirmasi dari departemen terkait. 4. Menyusun rekap mingguan mengenai retur/reparasi masuk dan selesai dikirim untuk ditinjau pembimbing sebelum dilaporkan kepada manager dan senior operational retail manager. 5. Membantu menyiapkan laporan analisis retur bulanan, termasuk pemeriksaan kesesuaian proses reparasi/inden terhadap SOP. 6. Memastikan data resi pengiriman dan tagihan JNE telah diperiksa sebelum dokumen diserahkan kepada finance. 7. Mengevaluasi kualitas pekerjaan berdasarkan ketepatan laporan, ketelitian data, kesesuaian data dengan kondisi atau dokumen fisik, serta kualitas komunikasi dan koordinasi. 8. Mendokumentasikan kendala yang ditemukan dan menyusun usulan perbaikan sederhana berdasarkan hasil evaluasi bersama supervisi. 9. Mengikuti evaluasi akhir.