GA INTERN - BALIKPAPAN

Memahami fungsi dan tanggung jawab General Affair dalam mendukung kelancaran operasional perusahaan F&B, termasuk pengelolaan administrasi umum, fasilitas kantor, inventaris, kebutuhan operasional, serta koordinasi dengan departemen internal dan pihak eksternal. Peserta magang mempelajari alur permintaan kebutuhan kantor, prosedur pengadaan dan pemeliharaan fasilitas, standar pengarsipan dokumen, serta penerapan keselamatan dan ketertiban lingkungan kerja.

Mempraktikkan pengelolaan dokumen dan administrasi General Affair secara terstruktur, termasuk pencatatan surat atau dokumen operasional, pengarsipan dokumen fisik dan digital, pembaruan database, serta penyusunan rekapitulasi kebutuhan kantor. Peserta magang menggunakan Microsoft Excel atau perangkat kerja lain yang tersedia untuk mengelompokkan data, memeriksa kelengkapan dokumen, memperbarui status permintaan, dan menyusun laporan administrasi sederhana sesuai arahan mentor.

Mempraktikkan pendataan dan pemantauan inventaris serta aset perusahaan, seperti perlengkapan kantor, peralatan kerja, dan fasilitas pendukung operasional. Peserta magang membantu memperbarui daftar aset, mencatat lokasi dan kondisi barang, memeriksa kesesuaian data dengan kondisi aktual, serta mendokumentasikan barang masuk dan keluar sesuai prosedur perusahaan. Peserta juga mempelajari pembuatan laporan inventaris sederhana, identifikasi data yang tidak sesuai, dan penyusunan rekomendasi kebutuhan penggantian atau penambahan barang bersama mentor.

Mendukung pemantauan kondisi fasilitas dan sarana operasional perusahaan, termasuk pencatatan kebutuhan perawatan, pendataan kerusakan, pemantauan status perbaikan, dan dokumentasi tindak lanjut. Peserta magang membantu menyusun jadwal pemeliharaan, mencatat laporan kendala fasilitas, serta mendukung koordinasi administratif dengan vendor atau unit terkait untuk kebutuhan perbaikan dan layanan. Peserta juga mempelajari pencatatan progres pekerjaan, pemeriksaan kelengkapan dokumen pendukung, dan penyusunan laporan pemeliharaan berdasarkan informasi yang telah diverifikasi oleh penanggung jawab.

Mempraktikkan pencatatan dan pemantauan kebutuhan operasional kantor, mulai dari pengumpulan permintaan barang atau jasa, pengecekan ketersediaan inventaris, hingga pemantauan status pemenuhan kebutuhan sesuai prosedur perusahaan. Peserta magang membantu menyusun rekapitulasi permintaan, membandingkan data kebutuhan dengan ketersediaan barang, serta mengorganisasi dokumen pendukung pengadaan. Peserta juga belajar membuat laporan sederhana mengenai penggunaan perlengkapan, status permintaan, dan biaya operasional berdasarkan data yang tersedia, tanpa mengambil keputusan pembelian atau persetujuan anggaran di luar kewenangannya.

Melaksanakan proyek akhir sederhana untuk mendukung peningkatan efektivitas administrasi dan operasional General Affair. Peserta magang mengidentifikasi peluang perbaikan dari proses pengarsipan, pendataan inventaris, pemantauan fasilitas, atau pencatatan kebutuhan operasional. Berdasarkan arahan mentor, peserta menyusun solusi seperti penyempurnaan template Excel, daftar kontrol inventaris, format monitoring perbaikan, atau rekapitulasi kebutuhan kantor. Peserta mendokumentasikan hasil pekerjaan, menyusun laporan evaluasi, mempresentasikan hasil kepada mentor, serta melakukan revisi berdasarkan masukan yang diberikan.