General Admin - HR

Bulan pertama difokuskan pada pengenalan core values hotel dan tata kelola dokumen. Peserta magang belajar mengenai filing dokumen, khususnya pengelolaan Personal File (P-File) karyawan dengan prinsip kerahasiaan. Lebih dari sekadar urusan kertas, mereka dibimbing pada pemahaman filosofi pelayanan (seperti Memayu Hayuning Bawana) dan etika. Tujuannya agar mereka memahami bahwa tugas HR adalah menjaga harmoni dan merawat budaya kerja perusahaan sebelum mereka terjun ke sistem kepegawaian yang lebih kompleks.

Peserta magang mulai dilibatkan dalam siklus awal karyawan. Mereka bertugas melakukan posting lowongan, sortir CV, screening awal kandidat, penjadwalan interview. Fase ini melatih kejelian mereka dalam mencocokkan kualifikasi kandidat dengan standar hotel, serta melatih kemampuan komunikasi profesional saat berkoordinasi dengan Head of Department (HOD) terkait untuk mengatur jadwal wawancara teknis.

Fokus beralih pada kedisiplinan dan sistem data. Peserta magang diajarkan cara merekap absensi, cuti, lembur, dan pengenalan alur sistem HRIS. Mereka akan memvalidasi data kehadiran harian dan membantu mengumpulkan rekapitulasi lembur dari tiap departemen. Pembelajaran ini memberikan gambaran bagaimana kedisiplinan administratif di HR berdampak langsung pada kelancaran proses payroll di akhir bulan (tanpa harus memegang data nominal gaji yang bersifat konfidensial).

Di bulan keempat, porsi analitis mulai dinaikkan. Peserta magang dilibatkan dalam pemetaan kompetensi/gap analysis, persiapan materi training, membantu kelas orientasi. Mereka bisa ditugaskan untuk menyusun matriks pelatihan dan memastikan kelengkapan bukti pelatihan (training evidence), yang sangat krusial untuk persiapan audit pemenuhan standar tertentu (misalnya, memastikan kelengkapan dokumen pelatihan staf F&B terkait standar ISO 22000:2018).

Peserta magang difokuskan pada kesejahteraan dan interaksi karyawan. Mereka memberikan dukungan kegiatan internal karyawan, pemahaman dasar aturan ketenagakerjaan, persiapan audit. Praktiknya meliputi persiapan administrasi BPJS Ketenagakerjaan/Kesehatan, mengurus mading HR, hingga membantu kepanitiaan acara internal seperti perayaan ulang tahun staf atau general staff meeting. Ini melatih keluwesan mereka dalam menjaga semangat kerja tim di hotel.

Sebagai bulan penutup, peserta magang diberikan tanggung jawab penyelesaian mini project HR, fasilitasi exit interview peserta magang lain, evaluasi. Proyek mini ini bisa berupa merapikan template komunikasi korporat (seperti format memo internal atau format pengumuman karyawan). Selain itu, mereka belajar proses offboarding dengan melakukan wawancara keluar bagi rekan-rekan magang dari departemen lain, guna mengumpulkan umpan balik (feedback) bagi perbaikan program magang hotel ke depannya.