HK Admin Staff

Fokus pada pengenalan jenis-jenis dokumen yang digunakan dan internalisasi nilai-nilai tata tertib hotel.Materi Teori: Struktur organisasi Housekeeping, pengenalan berbagai form (Roomboy Control Sheet, Inspection Checklist, Lost & Found Form), dan standar tata graha/kerapian (5R/5S).Praktik Langsung:Melakukan pengarsipan (filing) Room Boy Control Sheet yang sudah selesai digunakan ke dalam folder berdasarkan tanggal.Menyiapkan blanko/formulir kosong untuk digunakan oleh tim operasional keesokan harinya.Membantu Order Taker mengarsip logbook harian.

Fokus pada ketelitian berhitung untuk mencegah pemborosan atau kehabisan barang di kamar tamu.Materi Teori: Standar penyiapan amenities kamar (set-up standard), jenis-jenis cleaning agent (bahan kimia), dan prinsip Par Stock.Praktik Langsung:Mencatat pengeluaran amenities (sabun, sampo, kopi, teh, dsb) yang diambil oleh Room Attendant dari lemari persediaan HK (pantry/store).Membuat laporan Daily Consumption (konsumsi barang harian) dan mencocokkannya dengan jumlah kamar yang terjual di hari tersebut.Mengecek tanggal kedaluwarsa pada bahan-bahan amenities.

Fokus pada perputaran aset kain hotel yang memiliki nilai investasi tinggi.Materi Teori: Jenis-jenis linen (sprei, duvet, handuk mandi, handuk wajah), standar discard (linen rusak/afkir), dan alur kerja ke/dari Laundry.Praktik Langsung:Mencatat jumlah linen kotor yang dikirim ke penatu (laundry pihak ketiga atau internal) dan mencocokkan jumlah linen bersih yang kembali.Mendata seragam karyawan yang dicuci, dipinjam, atau dikembalikan.Memisahkan dan mencatat linen yang ternoda berat atau robek untuk dilaporkan sebagai barang rusak (damaged/discard).

Fokus pada komunikasi dengan departemen Akuntansi/Gudang dan menjaga ketersediaan barang operasional.Materi Teori: Alur Purchasing hotel, pengenalan sistem inventaris komputer (jika ada), dan perhitungan proyeksi kebutuhan barang berdasarkan perkiraan hunian (occupancy forecast).Praktik Langsung:Menyusun draf Store Requisition (SR) untuk meminta stok barang mingguan ke General Store.Mengambil barang dari gudang utama, mengecek kesesuaian jumlah dan kualitas barang yang diterima, lalu menatanya di gudang Housekeeping.Membantu EHK menyusun Purchase Requisition (PR) untuk barang yang harus dibeli dari luar.

Fokus pada bantuan manajerial terkait jam kerja staf operasional.Materi Teori: Pemahaman beban kerja (man-hours per kamar), aturan ketenagakerjaan mengenai jam istirahat dan lembur.Praktik Langsung:Membantu merapikan rekapitulasi daftar hadir harian (attendance list) tim Housekeeping.Membantu HK Supervisor membuat draf jadwal kerja (roster) mingguan dengan mempertimbangkan tamu grup atau hari libur nasional.Merekap data produktivitas (berapa kamar yang dibersihkan oleh masing-masing Room Attendant per hari).

Fokus pada kesiapan menyusun laporan tingkat departemen dan penutupan masa magang.Materi Teori: Komponen Laporan Bulanan Housekeeping (HK Monthly Report) dan pengendalian biaya (Cost Control).Praktik Langsung:Membantu EHK mengompilasi data untuk Monthly Report (total konsumsi amenities, total biaya laundry, laporan barang rusak).Proyek Akhir: Mengajukan rancangan efisiensi administrasi. Misalnya, membuat format Excel baru yang lebih otomatis untuk menghitung konsumsi barang harian, atau membuat pedoman visual tata letak gudang Housekeeping agar sesuai dengan nilai estetika dan kerapian budaya kerja.Menyelesaikan pengisian Logbook Kemnaker dan presentasi akhir.