Human Capital Information System Intern

Pada awal masa magang di bulan pertama, peserta akan dibekali dengan pemahaman mendalam mengenai budaya kerja korporat PT SUCOFINDO dan penerapan prinsip 5R yakni Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rajin yang tidak hanya diterapkan pada penataan ruang kerja fisik seperti meja dan area rapat, tetapi juga menjadi fondasi utama dalam pengelolaan folder dan arsip digital di Google Drive serta server internal divisi, sehingga peserta terbiasa dengan tata kelola dokumen yang terstruktur dan mudah dilacak. Selanjutnya, peserta akan mengikuti sesi sosialisasi intensif mengenai kebijakan keamanan informasi perusahaan, di mana mereka diajarkan tentang etika kerahasiaan data pegawai yang mencakup larangan keras menyebarluaskan data sensitif seperti NIP, NIK, gaji, dan riwayat jabatan melalui saluran tidak resmi, serta memahami konsekuensi hukum dan sanksi perusahaan sesuai dengan Peraturan Perusahaan dan Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP) apabila terjadi pelanggaran atau kebocoran data. Dalam sesi ini pula, peserta diperkenalkan dengan konsep Audit Trail di sistem ERP, yaitu kemampuan sistem untuk merekam setiap jejak digital secara otomatis mencakup timestamp, identitas pengguna yang melakukan perubahan, serta nilai data lama dan baru sehingga peserta memahami pentingnya akuntabilitas dan transparansi dalam setiap tindakan yang mereka lakukan terhadap data kepegawaian, serta terampil membaca log tersebut untuk keperluan investigasi jika terjadi kesalahan input. Selain itu, peserta juga akan dibekali dengan pengetahuan tentang tata kelola data (data governance) dan standar kualitas data, di mana mereka diajarkan untuk membedakan antara data master yang tersimpan di ERP sebagai sumber kebenaran dengan data turunan yang muncul di aplikasi pendukung seperti MySCI, E-Office, dan ESS, serta memahami prinsip clean data yang menekankan pentingnya data yang bersih, bebas duplikasi, dan konsisten antar sistem agar proses bisnis HC berjalan lancar. Di akhir sesi materi pertama ini, peserta akan melakukan simulasi praktik validasi data CV menggunakan checklist standar yang telah disediakan, di mana mereka mencocokkan data di sistem ERP dengan dokumen fisik seperti Surat Keputusan Direksi (SKD) dan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKW), serta mempelajari alur eskalasi yang harus ditempuh apabila menemukan ketidaksesuaian atau kelengkapan data, sehingga sebelum turun ke operasional riil di bulan berikutnya, peserta telah benar-benar memahami prosedur validasi dan etika pengelolaan data secara utuh.

Memasuki fase kedua program magang, peserta akan terjun langsung ke dalam operasional harian pengelolaan data kepegawaian dengan volume pekerjaan yang nyata dan dituntut untuk bekerja secara mandiri di bawah supervisi pembimbing, di mana setiap harinya mereka akan memproses rata-rata 25 hingga 30 data kepegawaian yang masuk, mencakup permintaan mutasi jabatan, pembaruan data keluarga dan alamat pegawai, verifikasi sertifikat kompetensi dan brevet, proses kenaikan pangkat, hingga administrasi pensiun, sehingga peserta benar-benar merasakan beban kerja aktual yang menjadi tanggung jawab seorang HCIS Specialist. Dalam praktiknya, peserta magang akan bertindak sebagai Maker yang bertugas menginput dan memvalidasi data di sistem ERP, sementara pembimbing akan berperan sebagai Checker yang memberikan persetujuan akhir setelah memastikan seluruh data telah melalui proses verifikasi berlapis, mencakup pencocokan antara data yang diinput dengan dokumen fisik pendukung seperti SKD, PKW, dan surat keputusan lainnya, pengecekan terhadap potensi duplikasi NIP atau NIK, serta memastikan konsistensi data dengan struktur organisasi yang berlaku, sehingga tercipta mekanisme pengendalian kualitas data yang ketat dan akuntabel. Peserta juga akan mempelajari dan mempraktikkan standar akurasi data yang ditetapkan perusahaan, di mana seluruh pekerjaan entry dan approval data wajib diselesaikan dalam batas waktu Service Level Agreement (SLA) internal maksimal 1x24 jam dengan tingkat akurasi minimal 98 persen, sehingga mereka terbiasa bekerja dengan target kinerja yang terukur dan disiplin waktu. Selain melakukan entry data, peserta juga akan melakukan kegiatan cleansing data sederhana, yaitu mengidentifikasi dan membersihkan data yang tidak konsisten, duplikat, atau tidak lengkap yang ditemukan di sistem, serta membuat daftar anomali data yang dilaporkan secara berkala kepada pembimbing untuk kemudian ditindaklanjuti dengan koordinasi kepada unit kerja terkait, sehingga peserta tidak hanya menginput data tetapi juga berkontribusi dalam upaya peningkatan kualitas data secara berkelanjutan. Di akhir sesi, peserta akan membuat rekapitulasi data terverifikasi dan daftar anomali yang ditemukan selama periode tersebut, serta menyusun laporan mingguan yang menjadi bukti output pekerjaan rutin mereka, sekaligus menjadi bahan evaluasi bagi pembimbing untuk melihat perkembangan akurasi dan kecepatan kerja peserta dari minggu ke minggu.

Memasuki bulan ketiga, peserta magang akan memasuki fase Assisted Project di mana mereka mulai terlibat secara langsung dalam program inisiatif pengembangan sistem strategis, khususnya untuk inisiatif Smart HR Tahap 2 yang mencakup pengembangan modul-modul penting seperti Sistem Penilaian Kinerja (SPK), pelacakan tren kinerja pegawai secara periodik, manajemen brevet dan sertifikasi tenaga ahli, knowledge management untuk pendokumentasian keahlian pegawai, serta pengukuran produktivitas individu dan unit kerja, sehingga peserta mendapatkan pengalaman langsung dalam siklus pengembangan perangkat lunak dari sisi hulu, yaitu analisis dan perancangan kebutuhan. Dengan pendampingan intensif dari pembimbing, peserta akan melakukan wawancara terstruktur dan diskusi terfokus dengan berbagai pemangku kepentingan di Sub Bagian Human Capital, seperti Sub Bagian Pengembangan SDM dan Sub Bagian Karir, untuk menggali secara mendalam pain points bisnis yang selama ini dihadapi, kendala operasional dalam proses yang berjalan saat ini, serta ekspektasi dan harapan mereka terhadap sistem baru yang akan dikembangkan, sehingga peserta terlatih dalam berkomunikasi dengan user, mengajukan pertanyaan analitis yang tepat, dan tidak sekadar mencatat tetapi benar-benar memahami esensi dari setiap kebutuhan bisnis yang disampaikan. Berdasarkan hasil diskusi dan penggalian kebutuhan tersebut, peserta magang akan menerjemahkan kebutuhan bisnis yang masih bersifat naratif dan deskriptif ke dalam bahasa teknis yang terstruktur dan mudah dipahami oleh tim pengembang, yang meliputi pembuatan User Story dengan format baku ""Sebagai [peran pengguna], saya ingin [fungsi yang diinginkan] sehingga [manfaat yang diperoleh]"" agar setiap fitur memiliki konteks pengguna dan nilai bisnis yang jelas, pembuatan Process Flow yang menggambarkan secara visual alur bisnis saat ini (as-is) menggunakan notasi BPMN atau diagram alir sederhana serta alur yang diharapkan (to-be) setelah sistem baru diterapkan, sehingga terlihat jelas perbaikan proses yang akan dicapai, serta penyusunan Requirement Log yang mencatat secara rinci setiap kebutuhan fungsional (apa yang harus dilakukan sistem) dan non-fungsional (seperti kecepatan akses, keamanan, dan ketersediaan sistem) agar tim pengembang memiliki panduan yang komprehensif dan tidak kehilangan arah dalam membangun sistem. Selain ketiga dokumen utama tersebut, peserta juga akan membuat Issue Log yang berisi identifikasi potensi-potensi kendala, risiko proyek, atau ketergantungan antar modul yang mungkin timbul selama proses pengembangan berlangsung, serta menyusun rekomendasi awal untuk mitigasi risiko tersebut, sehingga peserta tidak hanya berperan sebagai pencatat kebutuhan pasif, tetapi juga sebagai problem solver dan strategic partner yang berkontribusi dalam perencanaan proyek secara menyeluruh dan memastikan bahwa proyek Smart HR Tahap 2 dapat berjalan sesuai dengan target dan jadwal yang telah ditentukan. Bagi peserta yang memiliki kemampuan coding, pada fase ini juga mulai dilibatkan dalam pembuatan prototipe atau proof of concept (PoC) sederhana untuk validasi kebutuhan teknis tertentu dari Smart HR Tahap 2.

Memasuki fase Independent Assignment di bulan keempat, peserta magang akan diberi tanggung jawab yang lebih mandiri dalam mengelola aset data perusahaan khususnya dalam hal pengumpulan, pembersihan, dan pengolahan data HR secara mendalam dengan mengeksekusi query SQL yang kompleks melalui aplikasi TOAD untuk menarik data dari berbagai tabel relational database Oracle, di mana peserta akan dituntut untuk memahami schema database, menguasai penggunaan JOIN, subquery, dan window function untuk mengkombinasikan data pegawai, riwayat jabatan, hingga absensi, serta melakukan query optimization agar proses ekstraksi berjalan efisien tanpa membebani server produksi. Setelah data mentah berhasil diekstrak, peserta akan menerapkan teknik data cleansing dan standardisasi format secara mendalam untuk menangani missing values, duplikasi, dan anomali data agar menghasilkan dataset yang bersih dan reliable. Namun, sesuai dengan arahan untuk tidak sekadar menjalankan tugas rutin, peserta yang memiliki background programming didorong untuk mengambil langkah lebih jauh dengan mengembangkan automated script atau membangun data pipeline dan ETL flow sederhana yang dapat memotomasi proses extract-transform-load tersebut, sehingga pekerjaan yang awalnya memakan waktu dan rawan human error bisa berjalan secara scheduled dan reproducible di sisi backend, yang pada akhirnya menghasilkan solusi teknis nyata untuk meningkatkan efisiensi operasional di lingkungan IT Sistem Pelayanan HCIS.

Peserta magang akan terlibat aktif dalam penyusunan skenario pengujian dan pelaksanaan User Acceptance Testing (UAT) untuk modul Smart HR Tahap 2, Flexy Day, dan E-Rekrutmen, dengan menyusun test case untuk skenario positif dan negatif, mencatat setiap temuan bug ke dalam issue log, serta berkoordinasi dengan tim pengembang untuk memastikan perbaikan tepat waktu dan melakukan verifikasi ulang sebelum Go-Live. Selain itu, peserta juga akan mempraktikkan administrasi proyek dengan mendokumentasikan setiap rapat koordinasi ke dalam Minutes of Meeting (MoM) yang mencakup keputusan penting, daftar tindak lanjut (action items), penanggung jawab, dan batas waktu, serta menyusun laporan status proyek secara berkala yang merangkum capaian, kendala, dan rencana tindak lanjut untuk memastikan seluruh proyek pengadaan dan pengembangan sistem berjalan sesuai jadwal yang telah ditentukan.

Pada fase terakhir program magang, peserta akan fokus pada konsolidasi seluruh pekerjaan yang telah dilakukan selama lima bulan sebelumnya dan memastikan seluruh dokumen tersimpan dengan rapi di repositori digital divisi sebagai bentuk pertanggungjawaban akhir sekaligus upaya transfer pengetahuan kepada tim HCIS. Peserta akan merapikan seluruh folder handover yang mencakup log approval data CV dan data kepegawaian, rekap validasi dan daftar anomali data, dokumen Smart HR Tahap 2 (requirement log, user story, process flow, issue log, dan TOR), dokumen kontribusi teknis/pengembangan (script coding, prototipe, dokumentasi perbaikan fitur), dokumen Dashboard Human Capital (KPI catalog, data dictionary, mapping sumber data, script SQL, mock-up dashboard, dan file mentah Tableau .twbx), serta dokumen administrasi proyek (procurement tracker, minutes of meeting, status report, UAT checklist, dan bug log). Selain merapikan dokumentasi, peserta juga akan menyusun Standard Operating Procedure (SOP) atau Knowledge Base dari pekerjaan-pekerjaan yang telah mereka lakukan, seperti SOP data entry di ERP, panduan query SQL untuk ekstraksi data, panduan troubleshooting helpdesk, panduan penggunaan dashboard Tableau, serta panduan kontribusi teknis pada Smart HR Tahap 2, guna memastikan keberlanjutan (sustainability) pekerjaan HCIS dan mempermudah regenerasi pengetahuan bagi pegawai atau peserta magang selanjutnya. Peserta juga akan menyusun laporan akhir magang (final report) yang mengikuti kaidah penulisan ilmiah/teknis dengan struktur baku mencakup latar belakang, tujuan, metodologi pelaksanaan, hasil dan pembahasan selama 6 bulan, kesimpulan, serta saran dan rekomendasi perbaikan untuk pengembangan HCIS ke depan, sehingga seluruh pengalaman dan pembelajaran selama magang terdokumentasi secara komprehensif dan menjadi salah satu output utama yang dinilai oleh pembimbing.