Logistic Admin

Minggu 1: Company Onboarding & Orientasi Divisi Logistics & Supply Chain Materi & Aktivitas: Pengenalan profil PT Remala Abadi Tbk, budaya kerja, serta struktur Divisi Logistics, Warehouse, Procurement, dan Field Deployment. Pemahaman tentang alur kerja logistik internal & eksternal (Inbound & Outbound Logistics Flow). Pengenalan rute operasional utama perusahaan (Pengiriman material ke Data Center, POP/Point of Presence, Kantor Cabang, dan Area Proyek FTTX). Deliverable: Ringkasan Pemahaman End-to-End Workflow Logistik Perusahaan. Minggu 2: Pengenalan Jenis Material Jaringan & Penanganan Khusus (Handling Standard) Materi & Aktivitas: Pelajari karakteristik & standar penanganan (material handling) perangkat telekomunikasi: Sensitif/High-Value: Router, Switch, OLT, SFP Transceiver (memerlukan penanganan anti-statis & packing khusus). Bulk/Heavy Material: Kabel Fiber Optic (haspel/drum), Tiang FO, Joint Closure. Mempelajari regulasi Keselamatan Kerja & Keamanan Pengangkutan Barang (K3 Logistik & Transportasi). Deliverable: Matriks Penanganan & Persyaratan Kemasan (Packaging) Material Jaringan. Minggu 3: Standardisasi Naming Convention & Pengenalan System Tracking Logistics Materi & Aktivitas: Pengenalan sistem pencatatan logistik internal / ERP modul Distribution/Logistics. Mempelajari aturan penamaan rute, pengkodean armada, serta sistem penomoran Surat Jalan (Delivery Order / Manifest Number). Praktik penginputan data awal rencana pengiriman (Shipping Order). Deliverable: Latihan Input Data Transaksi Pengiriman pada Sistem Logistik. Minggu 4: Pengenalan Ekspedisi Pihak Ketiga (3PL) & Regulasi Pengiriman Materi & Aktivitas: Pengenalan mitra vendor ekspedisi / 3PL (Third-Party Logistics) yang bekerja sama dengan perusahaan. Memahami jenis layanan (Regular, Express, Dedicated Trucking, Cargo Udara/Laut untuk luar pulau). Evaluasi pemahaman bulan pertama. Deliverable: Laporan Audit Daftar Vendor Ekspedisi & Matriks SLA Pengiriman 3PL.

Minggu 5: Verifikasi & Penerbitan Surat Jalan (Delivery Order / Shipping Manifest) Materi & Aktivitas: Mempelajari tata cara pencocokan dokumen Material Requisition Form (MRF) dari gudang dengan draft Surat Jalan. Memeriksa kelengkapan data alamat tujuan, nama contact person lapangan, dan daftar Rincian Barang (Packing List). Penerbitan Surat Jalan resmi dan penataan nomor resi/manifest. Deliverable: Checklist Verifikasi & Folder Digital Surat Jalan Terbit. Minggu 6: Monitoring & Tracking Pengiriman Real-Time (Expediting) Materi & Aktivitas: Melakukan pelacakan harian (daily tracking) posisi pengiriman material proyek/gangguan via GPS armada internal atau portal 3PL. Berkoordinasi dengan pengemudi (driver) atau customer service ekspedisi untuk memastikan jadwal estimasi kedatangan (ETA). Deliverable: Daily Logistics Movement & Tracking Sheet. Minggu 7: Penanganan Masalah Pengiriman (Discrepancy & Transit Incident Management) Materi & Aktivitas: Mempelajari prosedur penanganan masalah pengiriman (barang terlambat, kemasan rusak di jalan, atau selisih jumlah saat transit). Menyusun Berita Acara Incident Logistik dan komunikasi klaim asuransi/ekspedisi. Deliverable: Log Register Penanganan Insiden & Claim Pengiriman. Minggu 8: Pengelolaan Armada Internal (Fleet Administration & Maintenance Log) Materi & Aktivitas: Pencatatan administrasi kendaraan operasional (Mobil Ops, Truk Engkel, Motor Kurir). Memantau masa berlaku dokumen kendaraan (STNK, Kir, Pajak) dan jadwal servis berkala armada. Deliverable: Database Fleet Maintenance & Document Renewal Control Sheet.

Minggu 9: Verifikasi Proof of Delivery (POD) & Berita Acara Serah Terima (BAST) Materi & Aktivitas: Memverifikasi pengembalian Surat Jalan fisik/digital yang telah ditandatangani dan distempel oleh penerima di lokasi tujuan (Proof of Delivery / POD). Mengidentifikasi Surat Jalan yang belum kembali (Outstanding POD) lebih dari batas waktu yang ditentukan. Deliverable: Dashboard Tracking Outstanding POD & Folder Arsip Digital POD. Minggu 10: Pemeriksaan Tagihan Vendor Ekspedisi (3PL Invoice Matching) Materi & Aktivitas: Melakukan pencocokan tagihan (Invoice Matching) dari vendor 3PL dengan bukti Surat Jalan / Resi yang sah. Memeriksa ketepatan perhitungan tarif berdasarkan berat, volume (volumetric weight), zona wilayah, atau tipe armada dedicated. Deliverable: Rekapitulasi Hasil Verifikasi Tagihan Ekspedisi (Logistics Billing Validation Sheet). Minggu 11: Pengelolaan BBM, Tol, & Biaya Operasional Pengiriman (Disbursement Log) Materi & Aktivitas: Memperhitungkan dan mengverifikasi pengajuan biaya operasional pengiriman armada internal (uang jalan, BBM, tol, parkir, retribusi). Membandingkan rasio konsumsi BBM vs jarak tempuh pengiriman (Fuel Efficiency Ratio). Deliverable: Laporan Rekapitulasi Biaya Operasional Pengiriman Armada Internal. Minggu 12: Pengelolaan Dokumentasi Material Return / Reverse Logistics Materi & Aktivitas: Mengelola administrasi pengiriman balik (Reverse Logistics) untuk material sisa proyek, perangkat rusak (RMA), atau alat kerja dari lapangan kembali ke Gudang Utama. Deliverable: Reverse Logistics Tracking Log & Berita Acara Penyerahan Material Kembali.

Minggu 13: Perhitungan Indikator Kinerja Utama Logistik (OTD, Lead Time, POD Return Rate) Materi & Aktivitas: Menghitung nilai OTD (On-Time Delivery Rate), rerata Transit Time, dan persentase kecepatan pengembalian POD. Pengelompokan performa pengiriman berdasarkan wilayah destinasi dan jenis moda transportasi. Deliverable: Lembar Perhitungan KPI Logistik (Logistics Performance Metric Sheet). Minggu 14: Penilaian Kinerja Vendor Ekspedisi / 3PL (Vendor Scorecard Logistik) Materi & Aktivitas: Menyusun penilaian berkala untuk vendor 3PL (Kriteria: Ketepatan waktu, keutuhan barang, responsivitas, dan kesesuaian tarif). Menyiapkan data evaluasi untuk menentukan pembagian kuota pengiriman (volume allocation). Deliverable: Laporan Evaluasi Performa Vendor 3PL (3PL Vendor Scorecard). Minggu 15: Analisis Biaya Logistik (Freight Cost Analysis & Spend Pattern) Materi & Aktivitas: Menganalisis total pengeluaran logistik bulanan (Freight Cost) per unit barang / per wilayah proyek. Mengidentifikasi area dengan biaya pengiriman tertinggi untuk evaluasi efisiensi. Deliverable: Laporan Analisis Biaya Logistik & Tren Pengeluaran Transportasi. Minggu 16: Monthly Executive Logistics Report Materi & Aktivitas: Menyusun slide presentasi/dokumen laporan bulanan untuk jajaran Manajemen Supply Chain & Logistik. Menyajikan data performa armada, biaya logistik, masalah pengiriman, dan rekomendasi efisiensi. Deliverable: Draft Monthly Executive Logistics Report.

Minggu 17: Evaluasi Bottleneck Pengiriman & Route Optimization Analysis Materi & Aktivitas: Menganalisis rute pengiriman yang dinilai tidak efisien atau memicu keterlambatan. Mengusulkan pemetaan rute konsolidasi (Route Consolidation / Milk Run) untuk menghemat biaya dan waktu pengiriman. Deliverable: Dokumen Usulan Optimasi Rute & Konsolidasi Pengiriman. Minggu 18: Inovasi Otomatisasi & Digitalisasi Template Admin Logistik Materi & Aktivitas: Membuat/memperbarui template kerja otomatis menggunakan Google Sheets / Excel / Looker Studio (misal: Automated Delivery Tracker, Fuel Calculator, POD Monitor Dashboard). Deliverable: Paket Automated Logistics Admin Templates & Dashboard. Minggu 19: Penyusunan Risk Register Logistik & Keamanan Transportasi Materi & Aktivitas: Identifikasi potensi risiko dalam operasional logistik (kebocoran biaya BBM, kerusakan barang di jalan, keterlambatan akibat cuaca/kemacetan, kelayakan armada). Menyusun Risk Register logistik dan rencana mitigasi darurat. Deliverable: Dokumen Logistics Risk Register & Emergency Plan. Minggu 20: Standardisasi Document Template & Playbook Logistik Materi & Aktivitas: Memperbarui dan menyelaraskan seluruh template kerja (Template Surat Jalan, Form Pengajuan Uang Jalan, Form Klaim Ekspedisi, Template BAST Transit). Deliverable: Paket Standardisasi Template Dokumen Admin Logistik

Minggu 21: Pengerjaan Capstone Project Magang Materi & Aktivitas: Peserta mengerjakan proyek akhir berbasis pemecahan masalah riil dalam operasional logistik PT Remala Abadi Tbk. Contoh Topik: "Digitalisasi Monitoring Proof of Delivery (POD) dan Analysis On-Time Delivery (OTD) Vendor 3PL Berbasis Google Looker Studio" atau "Optimasi Rute Distribusi Material Fiber Optic untuk Menurunkan Biaya Transportasi Area X". Deliverable: Progress Report 50% Capstone Project. Minggu 22: Finalisasi Capstone Project & Pengujian Solusi Materi & Aktivitas: Finalisasi dokumen, dashboard, atau sistem proyek akhir. Pengujian dan simulasi penggunaan solusi bersama Logistics Supervisor. Deliverable: Dokumen Final & Produk Capstone Project Siap Digunakan. Minggu 23: Penyusunan Logistics Admin Playbook & Process Handover Materi & Aktivitas: Menyusun User Manual / Playbook Administrasi Logistik sebagai panduan bagi staf baru atau pemagang berikutnya. Serah terima (handover) seluruh berkas digital, database tracking, dan tracker billing kepada tim internal. Deliverable: Buku Panduan Operasional (Playbook) Admin Logistics. Minggu 24: Presentasi Akhir, Evaluasi Kinerja & Closing Program Materi & Aktivitas: Presentasi laporan pertanggungjawaban magang dan Capstone Project di depan Mentor, Logistics Lead, dan HRD. Penilaian kinerja komprehensif oleh supervisor. Penutupan program magang dan administrasi kelulusan Magang Hub. Deliverable: Slide Presentasi Final, Laporan Akhir Magang, dan Lembar Evaluasi Kinerja Peserta.