Program Management Officer BCTI

Mempelajari dasar-dasar komunikasi profesional lingkungan kerja, baik secara lisan maupun tertulis. Materi mencakup cara menyampaikan informasi secara jelas, ringkas, dan tepat sasaran, menyesuaikan gaya komunikasi dengan lawan bicara, serta memahami etika komunikasi. Mentee akan berlatih menyampaikan progres pekerjaan, menyampaikan kendala, mengajukan pertanyaan.

Mempelajari perencanaan proyek dimulai dari memahami project objectives, scope, deliverables, timeline, milestones, dan staeholders. Menerjemahkan tujuan proyek menjadi rangkaian aktivitas yang lebih terstruktur sehingga setiap pekerjaan memiliki arah dan target yang jelas. Mentee diperkenalkan menggunkan project timeline dan Work Breakdown Structure (WBS) sebagai tools sederhana untuk membantu memetakan pekerjaan dari tahap awal hingga proyek selesai.

Mempelajari pengelolaan event dan training, mulai dari memahami tujuan kegiatan, target peserta, konsep program, hingga tahapan pelaksanaan pra-event, event, hingga post-event. Membahas dan mempejari perbedaan karakteristik event dan training serta peran penting masing-masing pihak yang terlibat, seperti project officer, trainer, moderator, peserta, vendor, partner, dan stakeholder. Mentee memahami bahwa keberhasilan kegiatan tidak hanya ditentukan oleh pelaksanaan acara, tetapi oleh kualitas perencanaan dan pengalaman.

Memantau perkembangan proyek dengan membandingkan rencana kerja dan realisasi pelaksanaan. Penggunaan project tracker, milestone tracking, task status, deadline monitoring, serta indikator kinerja proyek (KPI) untuk mengukur pencapaian.

Mengenali masalah secara objektif dengan membedakan gejala, masalah utama, dan asumsi pribadi. Mencakup teknik 5 Whys dan Fishbone Diagram untuk menelusuri akar penyebab masalah, bukan hanya menangani dampak yang terlihat. Mentee berlatih menganalisis kasus sederhana di lingkungan magang.

Mempelajari prinsip dokumentasi kerja yang rapi, sistematis, dan mudah ditelusuri. Belajar memanfaatkan Google Drive, Google Docs, dan Google Sheets untuk mendukung kolaborasi dan memastikan dokumen dapat diakses oleh anggota tim. Mentee diharapkan mampu membangun sistem dokumentasi yang memudahkan proses koordinasi, monitoring, dan pencarian informasi.

Membangun komunikasi dua arah melalui kemampuan mendengarkan aktif dan memberikan maupun menerima feedback secara konstruktif. Bagaimana memahami instruksi dengan baik, mengonfirmasi informasi yang belum jelas, merespon measukan secara profesional, serta menyampaikan feedback tanpa menimbulkan konflik. Mentee dilatih mengubah feedback menjadi tindakan perbaikan dan membangun komunikasi yang terbuka dengan mentor maupun anggota tim.

Bagaimana mengubah project plan menjadi tindakan nyata melalui pengelolaan tugas dan koordinasi pekerjaan. Hal ini mempelajari task breakdown, pembagian tanggung jawab, menentukan prioritas, deadline management, dependency antar tugas, serta koordinasi dengan anggota tim. Mentee berlatih menentukan apa yang harus di kerjakan terlebih dahulu, siapa yang bertanggung jawab, kapan pekerjaan harus selesai, serta bagaimana melakukan follow-up agar pekerjaan tetap berjalan sesuai rencana

Menerjemahkan konsep kegiatan menjadi rencana kerja operasional. Materi mencakup penyusunan objective, target peserta, agenda/rundown, timeline persiapan, kebutuhan venue dan perlengkapan, pembagian PIC, koordinasi trainer/narasumber, hingga kebutuhan administrasi dan dokumentasi. Mentee dilatih menggunakan checklist dan timeline untuk memastikan setiap kebutuhan kegiatan teridentifikasi dan dipersiapkan sebelum hari pelaksanaan.

Mengidentifikasi, mencatat, dan menindaklanjuti masalah yang muncul selama pelaksanaan proyek. Pembuatan Issue Log, penentuan tingkat urgensi dan dampak masalah, identifikasi penyebab kendala, serta penyusunan corrective action berdasarkan kondisi yang ditemukan

Mengambil keputusan secara terstruktur dengan mempertimbangkan data, prioritas, risiko, dan konsekuensi dari setiap pilihan. Mentee belajar mengevaluasi hasil keputusan untuk mengetahui apakah solusi yang diterapkan efektif atau memerlukan penyesuaian.

Mempelajari cara menyusun laporan akhir proyek atau kegiatan yang mencakup latar belakang, tujuan, proses pelaksanaan, hasil yang dicapai, kendala, evaluasi, dan rekomendasi perbaikan. Membahas pentingnya memastikan kelengkapan bukti pendukung, seperti dokumentasi kegiatan, daftar hadir, hasil evaluasi peserta, notulen, dan data capaian program.

Bagaimana bekerja secara efektif dalam tim untuk mencapai tujuan bersama termasuk pembagian perran dan tanggung jawab, koordinasi pekerjaan, membangun kepercayaan, menghargai perbedaan pendapat, serta menyelesaikan perbedaan atau kendala dalam tim. mentee belajar kolaborasi bagaimana berkontribusi, saling mendukung, menjaga komunikasi, dan memastikan pekerjaan tim berjalan sesuai target.

Mempelajari cara memonitor pelaksanaan proyek untuk memastikan pekerjaan berjalan sesuai timeline, target, dan deliberables yang telah ditentukan. Bagaimana penggunaan progress tracker, identifikasi keterlambatan atau hambatan, analisis masalah sederhana, serta penyusunan alternatif solusi. Mentee dilatih membuat progress report yang berisi status pekerjaan, pencapaian, kendala, kebutuhan support, dan action lanjutan sehingga mampu memberikan update proyek secara jelas.

Memastikan event atau training berjalan sesuai rencana pada saat pelaksanaan. Mencakup on-site coordination, rundown control, participant handling, trainer coordination, communication flow, dan troubleshooting ketika terjadi perubahan atau kendala di lapangan. Mentee belajar melakukan evaluasi melalui feedback peserta, pencatatan kendala, dokumentasi, dan penyusunan post-event/training report untuk mengidentifikasi hal yang perlu dipertahankan maupun diperbaiki pada kegiatan berikutnya.