Project Management & Controlling Officer Intern

Deskripsi: Latihan memeriksa keberadaan dokumen dan kelengkapan isian administratif dengan menggunakan checklist yang sudah disetujui unit. Peserta tidak menilai keabsahan hukum, kewajaran nilai, atau memberikan persetujuan final. Aktivitas Peserta: Memeriksa apakah dokumen yang tercantum pada checklist sudah tersedia. Mengecek unsur administratif dasar seperti nomor, tanggal, nama pekerjaan, dan lampiran sesuai arahan. Memberi tanda pada checklist untuk bagian lengkap, belum tersedia, atau perlu diklarifikasi. Menyampaikan daftar kekurangan kepada mentor untuk diperiksa dan ditindaklanjuti. Output yang Diharapkan: Checklist dokumen dan daftar kekurangan administratif untuk ditinjau mentor.

Deskripsi: Membantu pengelompokan dokumen penagihan dan dokumen pertanggungan penggunaan panjar berdasarkan daftar yang diberikan. Fokus pada kelengkapan berkas, keteraturan pencatatan, dan kemudahan penelusuran. Aktivitas Peserta: Mengelompokkan dokumen menurut proyek, jenis, atau periode sesuai arahan. Mencocokkan dokumen yang diterima dengan daftar lampiran tanpa mengesahkan isinya. Memperbarui kolom status dokumen: diterima, belum tersedia, atau menunggu klarifikasi. Membantu menyiapkan rekap dokumen pertanggungan panjar untuk diperiksa mentor. Output yang Diharapkan: Daftar kompilasi dokumen dan tracker kelengkapan/status sederhana.

Deskripsi: Penerapan dasar digitalisasi, penamaan file, pengelompokan folder, dan pembaruan tracker dokumen menggunakan perangkat kerja yang disediakan perusahaan. Aktivitas Peserta: Membantu memindai atau menyimpan dokumen sesuai prosedur dan hak akses. Menggunakan pola penamaan file dan struktur folder yang ditetapkan unit. Memperbarui daftar lokasi penyimpanan dan status dokumen. Membuat rekap mingguan sederhana di Excel/Word menggunakan format yang telah disediakan. Menjaga dokumen tetap berada di media dan sistem penyimpanan resmi perusahaan. Output yang Diharapkan: Arsip digital teratur, tracker dokumen terbarui, dan satu rekap status.

Deskripsi: Merangkum pekerjaan yang telah dilakukan, meninjau hambatan administratif yang dijumpai, serta menyampaikan satu usulan perbaikan sederhana yang realistis berdasarkan arahan mentor. Aktivitas Peserta: Membantu menyusun rekap status dokumen pada lingkup yang ditugaskan. Mengidentifikasi kendala administratif yang berulang dari catatan selama magang. Menyusun satu usulan sederhana seperti perapian checklist, tracker, atau standar penamaan file. Menyiapkan laporan akhir singkat dan mempresentasikan hasil pembelajaran kepada mentor. Output yang Diharapkan: Laporan akhir singkat, rekap dokumen, dan satu usulan perbaikan sederhana.

Deskripsi: Pengenalan perusahaan, Unit Project & Delivery, jenis proyek pemeliharaan gedung, peran pihak terkait, serta gambaran alur dokumen pekerjaan sampai penagihan. Aktivitas Peserta: Mengikuti pengarahan mentor mengenai tugas, tata kerja, dan etika pengelolaan dokumen. Mengenali contoh SP, BAP, BAPP, invoice, serta dokumen pendukung yang boleh dipelajari. Mengamati bagaimana dokumen diterima, diperiksa, disimpan, dan diteruskan. Membuat catatan istilah dan ringkasan alur dokumen dengan format sederhana. Output yang Diharapkan: Ringkasan alur proses dan daftar jenis dokumen utama.

Deskripsi: Pengenalan siklus dasar proyek dan fungsi dokumen yang digunakan dalam administrasi pekerjaan serta penagihan. Pembahasan biaya atau anggaran hanya sebatas mengenali istilah dan letak informasinya, bukan melakukan perhitungan atau pengambilan keputusan. Aktivitas Peserta: Mempelajari tahapan umum pekerjaan: perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, dan penyelesaian. Mengenali bagian penting dokumen dan informasi administratif yang biasa dicocokkan. Membantu menyiapkan daftar dokumen yang diperlukan berdasarkan contoh/checklist mentor. Mengamati hubungan antara penyelesaian pekerjaan dan kebutuhan dokumen pendukung penagihan. Output yang Diharapkan: Daftar dokumen per pekerjaan dan catatan fungsi dokumen.