Purchasing Non Medis

Peserta mempelajari struktur organisasi, fungsi dan alur kerja departemen Procurement, kebijakan pengadaan barang nonmedis, serta SOP yang berlaku di rumah sakit. Peserta mengenal jenis kebutuhan operasional, proses permintaan pembelian, prinsip efisiensi biaya, transparansi, ketepatan waktu, etika kerja, pengendalian dokumen, dan koordinasi dengan unit pengguna serta departemen terkait.

Peserta mempelajari proses penerimaan dan pemeriksaan permintaan pembelian dari unit pengguna, verifikasi spesifikasi barang, jumlah, urgensi kebutuhan, serta kelengkapan dokumen pendukung. Peserta berlatih membantu pencatatan Purchase Requisition, pembaruan status permintaan, pengarsipan dokumen, dan pemantauan proses persetujuan sesuai kewenangan serta prosedur pengadaan rumah sakit.

Peserta mempelajari proses pencarian dan pendataan pemasok barang nonmedis, permintaan penawaran harga, serta pemeriksaan kesesuaian spesifikasi, harga, kualitas, waktu pengiriman, dan syarat pembayaran. Peserta berlatih menyusun tabel perbandingan penawaran, memperbarui database pemasok, mendokumentasikan komunikasi dengan pemasok, dan membantu proses evaluasi berdasarkan kriteria serta kebijakan pengadaan perusahaan.

Peserta mempelajari proses administrasi Purchase Order (PO), pemeriksaan kesesuaian PO dengan penawaran yang disetujui, serta pencatatan informasi barang, jumlah, harga, pemasok, dan jadwal pengiriman. Peserta berlatih memantau status pesanan, melakukan tindak lanjut administratif kepada pemasok, mendokumentasikan keterlambatan atau perubahan pengiriman, serta berkoordinasi dengan unit pengguna dan bagian penerimaan barang.

Peserta mempelajari proses pemeriksaan kesesuaian barang yang diterima dengan Purchase Order, surat jalan, dan dokumen pendukung. Peserta berlatih membantu pencatatan penerimaan, identifikasi selisih jumlah atau spesifikasi, dokumentasi barang rusak atau tidak sesuai, pengarsipan dokumen pembelian, serta pencocokan dokumen pengadaan untuk mendukung ketertelusuran transaksi dan kelancaran administrasi pembayaran.

Peserta mempelajari evaluasi kinerja pemasok berdasarkan ketepatan waktu pengiriman, kesesuaian barang, kualitas, kelengkapan dokumen, dan respons terhadap kebutuhan perusahaan. Peserta berlatih mengolah data transaksi pengadaan menggunakan spreadsheet, menyusun rekapitulasi pembelian, memantau status Purchase Order, mengidentifikasi kendala proses, serta membuat laporan dan rekomendasi perbaikan administrasi pengadaan di bawah supervisi mentor.