Service Operations Assistant Intern

Bulan pertama berfokus pada pembekalan teori, pemahaman profil bisnis B2B/B2C PT. Teknika Indo Raya, serta orientasi Standar Operasional Prosedur (SOP) layanan. Peserta akan mempelajari teori dasar komunikasi bisnis yang efektif, product knowledge barang dagangan, dan alur kerja operasional (dari pesanan masuk hingga barang diterima pelanggan). Aktivitas mencakup observasi (shadowing) dengan staf senior, pengenalan sistem database pelanggan (CRM), dan pemetaan elemen kompetensi SKKNI sebelum peserta terjun langsung menangani klien.

Melanjutkan teori dari Bulan 1, peserta mempraktikkan keterampilan komunikasi bisnis secara langsung. Tugas meliputi penerimaan dan pemberian respons atas inquiry (pertanyaan) pelanggan via email, telepon, atau portal perusahaan. Fokus pada penerapan etika layanan prima (service excellence), identifikasi kebutuhan pelanggan, dan pencatatan riwayat interaksi secara rapi. Praktik ini ditujukan untuk memenuhi unit kompetensi SKKNI: Melakukan Komunikasi Melalui Telepon dan Memberikan Layanan Kepada Pelanggan.

Setelah menguasai interaksi di Bulan 2, peserta beralih pada praktik administratif saat pesanan terjadi. Praktik mencakup pembuatan dokumen pesanan (Sales Order), koordinasi ketersediaan barang dengan tim gudang, serta pemantauan jadwal pengiriman. Peserta dilatih untuk memastikan tidak ada miskomunikasi antara permintaan klien dan eksekusi operasional. Ini melatih ketelitian sesuai unit kompetensi SKKNI: Mengelola Administrasi Dokumen dan Merespons Kebutuhan Pelanggan.

Berangkat dari alur pemrosesan normal di Bulan 3, peserta kini dilatih menghadapi situasi krisis atau kendala operasional. Peserta mempraktikkan cara menerima, menganalisis, dan menyelesaikan keluhan (misalnya keterlambatan pengiriman atau retur barang) secara profesional. Fokus praktik ada pada teknik empati, komunikasi asertif, dan penyusunan laporan insiden (incident report). Praktik ini dirancang khusus untuk memenuhi unit kompetensi SKKNI yang sangat krusial: Menangani Keluhan Pelanggan.

Menggunakan data interaksi (Bulan 2), pesanan (Bulan 3), dan keluhan (Bulan 4), peserta berlatih menganalisis kualitas layanan. Praktik mencakup pengiriman survei kepuasan pelanggan, pengolahan data umpan balik (feedback), dan penyusunan draf laporan evaluasi operasional bulanan. Kemampuan analitis dari mahasiswa Manajemen dan komunikasi strategis dari mahasiswa Ilkom akan diuji di sini, selaras dengan kompetensi SKKNI: Mengevaluasi Kualitas Pelayanan.

Topik pemungkas ini mengintegrasikan seluruh pengalaman dari lima bulan sebelumnya. Peserta melakukan simulasi uji peran (roleplay) kasus layanan komprehensif secara mandiri. Di bulan ini, tugas utama praktik adalah pemberkasan, di mana peserta harus menyusun, melengkapi, dan merapikan seluruh bukti kerja (dokumen pesanan, email log, laporan) menjadi sebuah Portofolio Asesmen. Program ditutup dengan presentasi akhir peserta kepada HRD mengenai pencapaian mereka selama magang.