Staf Administrasi Perkantoran

Orientasi lingkungan kerja, perkenalan tim, serta pemahaman struktur organisasi dan tata kerja (SOTK) Kementerian PKP. Mempelajari SOP Tata Naskah Dinas dan aturan kerahasiaan dokumen negara/pemerintah.

Membantu pemrosesan surat masuk, pembuatan draf lembar disposisi, dan pendistribusian ke unit kerja terkait. Membantu penyusunan penomoran dan pengarsipan surat keluar sesuai Klasifikasi Arsip kementerian. Penataan arsip fisik dan pengoperasian Digital Archiving (pemindaian/scanning dokumen, pembentukan metadata, dan rekapitulasi ke dalam database Excel/Cloud). Penyusunan daftar inventaris berkas administrasi bulanan.

Penyiapan administrasi pra-rapat: penyusunan dan pengiriman Surat Undangan Rapat, pemesanan ruangan/link virtual meeting, serta penyediaan daftar hadir. Menyiapkan kelengkapan berkas pendukung rapat (bahan presentasi, data program PKP, briefing notes). Mengikuti rapat koordinasi dan menyusun Notulensi Rapat Dinas (Minutes of Meeting). Mengompilasi serta mendokumentasikan daftar hadir, catatan tindak lanjut (action items), dan rekap resume rapat.

Mengompilasi dan merapikan data administratif usulan/permohonan bantuan dari pemerintah daerah atau masyarakat. Melakukan verifikasi kelengkapan berkas administrasi pengajuan program PKP berdasarkan checklist standar.

Membantu rekapitulasi data progres fisik/keuangan program kerja sektor perumahan ke dalam format spreadsheet / dashboard laporan. Membantu penyusunan draf laporan berkala (laporan mingguan/bulanan unit kerja).

Penataan ulang seluruh berkas persuratan dan arsip digital yang dikelola selama 5 bulan terakhir. Penyusunan Laporan Akhir Magang sesuai dengan pedoman perguruan tinggi dan masukan dari Pembimbing Lapangan. Penyusunan portofolio capaian kinerja administrasi (rekapitulasi jumlah surat diproses, notulensi dibuat, dan arsip digital yang ditata). Presentasi laporan hasil magang di depan Pembimbing Instansi. Proses handover (serah terima) tugas/berkas administrasi dan penutupan masa magang.

Pengenalan aplikasi persuratan digital/E-Office yang digunakan kementerian (misal: SRIKANDI atau sistem E-Office internal). Praktik register dan pencatatan surat masuk/keluar serta alur disposisi pimpinan.