Staff Administrasi

Materi Orientasi Perusahaan dan Administrasi Perkantoran serta Pengelolaan Dokumen dan Referensi Kompetensi bertujuan untuk memberikan pemahaman kepada peserta magang mengenai profil perusahaan, struktur organisasi, fungsi dan peran masing-masing bagian, serta tugas, tanggung jawab, dan alur kerja tim administrasi dalam mendukung operasional perusahaan dan kegiatan Perusahaan. Peserta juga akan mempelajari istilah dan konsep dasar yang berkaitan dengan bidang pekerjaannya, meliputi Badan Nasional Sertifikasi Profesi (BNSP), Lembaga Sertifikasi Profesi (LSP), Standar Kompetensi Kerja Nasional Indonesia (SKKNI), Kerangka Kualifikasi Nasional Indonesia (KKNI), unit kompetensi, serta skema sertifikasi kompetensi. Kegiatan pembelajaran meliputi praktik pengelolaan dokumen masuk dan keluar, formulir, agenda surat, penggunaan Microsoft Word, Excel, PDF, dan penyimpanan dokumen digital, serta penelusuran referensi regulasi dan standar kompetensi dari sumber resmi. Peserta akan dilatih mengidentifikasi judul dokumen, kode standar, tahun penerbitan, versi, dan sumber referensi, melakukan pencatatan serta pemeriksaan kesesuaian data, dan menyusun inventaris unit kompetensi berdasarkan dokumen yang digunakan tim. Selain itu, peserta dibekali pemahaman mengenai etika kerja, kedisiplinan, kerahasiaan data, dan pengendalian dokumen. Melalui praktik langsung dan pendampingan mentor, peserta diharapkan mampu melaksanakan administrasi secara tertib dan teliti serta menghasilkan daftar referensi regulasi, standar kompetensi, dan inventaris unit kompetensi yang sistematis, akurat, dan mudah ditelusuri untuk mendukung penyusunan skema sertifikasi.

Materi Administrasi Pendukung Penyusunan Skema Sertifikasi bertujuan untuk memberikan pemahaman kepada peserta magang mengenai struktur dan komponen dokumen skema sertifikasi sesuai pedoman yang berlaku. Peserta akan mempelajari cara mengumpulkan dan mengolah data pendukung untuk penyusunan latar belakang, ruang lingkup, dan tujuan skema, mencatat acuan normatif serta rincian unit kompetensi, dan memahami keterkaitan referensi standar kompetensi dengan dokumen skema sertifikasi yang disusun. Kegiatan pembelajaran meliputi praktik penyusunan matriks unit kompetensi, tabel pemetaan referensi, serta penataan format dokumen berdasarkan template dan standar internal. Melalui praktik kerja langsung dan pendampingan mentor, peserta diharapkan mampu membuat dokumen administratif pendukung penyusunan skema sertifikasi dan matriks unit kompetensi secara sistematis, teliti, dan sesuai format yang ditetapkan, untuk selanjutnya ditelaah dan diverifikasi oleh tim atau mentor.

Materi Pemeriksaan Kelengkapan dan Pengendalian Dokumen serta Praktik Kerja Terintegrasi bertujuan untuk membekali peserta magang dengan kemampuan dalam mengelola dan memeriksa kelengkapan administratif dokumen pendukung penyusunan skema sertifikasi. Peserta akan mempelajari proses pengintegrasian referensi regulasi dan standar kompetensi, matriks unit kompetensi, format dokumen, serta pengarsipan dalam satu alur kerja administrasi yang sistematis. Selain itu, peserta akan memahami pentingnya konsistensi informasi, ketertelusuran dokumen, dan pengendalian dokumen untuk mendukung ketertiban proses penyusunan skema sertifikasi. Kegiatan pembelajaran meliputi praktik pelaksanaan tugas administrasi skema mulai dari pengumpulan referensi hingga pemeriksaan internal, pengecekan kelengkapan dokumen, serta verifikasi kesesuaian kode, judul, versi, tanggal, dan sumber referensi berdasarkan dokumen acuan yang digunakan. Peserta juga akan dilatih menggunakan checklist pemeriksaan dokumen untuk mencatat kekurangan atau ketidaksesuaian administratif dan menindaklanjutinya sesuai arahan mentor. Melalui praktik kerja terintegrasi dan pendampingan mentor, peserta diharapkan mampu menghasilkan dokumen pendukung skema sertifikasi yang lengkap secara administratif, konsisten, tertata, dan siap ditelaah lebih lanjut oleh tim.

Materi Praktik Kerja Terintegrasi pada bulan keempat bertujuan untuk meningkatkan kemampuan peserta magang dalam melaksanakan tugas administrasi pendukung penyusunan skema sertifikasi secara berkelanjutan. Peserta akan menerapkan pengetahuan dan keterampilan yang telah diperoleh pada bulan sebelumnya, mulai dari pengelolaan referensi regulasi dan standar kompetensi, penyusunan matriks unit kompetensi, penataan format dokumen, hingga pemeriksaan kelengkapan dan pengendalian dokumen skema sertifikasi. Peserta juga akan mempelajari pengelolaan revisi, pencatatan hasil pemeriksaan, serta pengarsipan dokumen sesuai prosedur dan standar internal.

Materi Praktik Kerja Terintegrasi pada bulan kelima difokuskan pada penguatan kompetensi peserta dalam mendukung pelaksanaan administrasi penyusunan dan pemeliharaan dokumen skema sertifikasi. Pelaksanaan pembelajaran dilakukan melalui praktik penyelesaian tugas administrasi secara berkelanjutan. Pada akhir bulan, peserta diharapkan mampu menyelesaikan penugasan administrasi secara lebih mandiri dan menghasilkan dokumen pendukung skema sertifikasi yang tertata, akurat, serta siap untuk proses penelaahan oleh tim.

Materi Praktik Kerja Terintegrasi dan Evaluasi pada bulan keenam difokuskan pada pemantapan keterampilan dan kesiapan peserta dalam menjalankan peran sebagai staf administrasi profesional. Peserta akan menerapkan pengetahuan dan pengalaman yang diperoleh selama masa pemagangan dalam melaksanakan berbagai tugas administrasi, meliputi pengelolaan dokumen dan arsip, pengolahan data, penyusunan surat dan laporan, pengelolaan agenda kegiatan, serta penggunaan aplikasi perkantoran untuk mendukung kelancaran operasional perusahaan. Peserta juga diharapkan mampu menerapkan prinsip ketelitian, kedisiplinan, komunikasi yang efektif, kerahasiaan data, dan pengelolaan waktu dalam menyelesaikan pekerjaan. Kegiatan pembelajaran meliputi penyelesaian tugas administrasi secara terintegrasi, penyusunan laporan hasil pekerjaan, penataan arsip fisik maupun digital, serta evaluasi terhadap kualitas, ketepatan waktu, dan kemandirian dalam melaksanakan tugas. Peserta juga akan mengikuti evaluasi akhir bersama mentor untuk menilai pencapaian kompetensi, sikap kerja, kemampuan memecahkan masalah administratif, dan kesiapan menghadapi lingkungan kerja profesional. Pada akhir program, peserta diharapkan mampu melaksanakan tugas staf administrasi secara sistematis, akurat, bertanggung jawab, dan sesuai prosedur kerja, serta menghasilkan portofolio pekerjaan sebagai bukti pencapaian kompetensi selama pemagangan.