Warehouse Administration Intern

Peserta mempelajari fungsi gudang dalam mendukung operasional perusahaan, alur pergerakan spare part mulai dari penerimaan hingga pengeluaran, serta prosedur penyimpanan dan penataan barang. Materi mencakup penerapan K3 di area gudang, pengenalan jenis dan kode spare part, pemahaman lokasi penyimpanan, serta penggunaan label dan dokumen dasar pergudangan. Peserta juga diperkenalkan pada sistem administrasi dan prosedur kerja yang berlaku untuk memastikan aktivitas gudang berjalan aman, tertib, dan terdokumentasi.

Peserta mempelajari proses administrasi penerimaan spare part, termasuk pencocokan barang dengan purchase order, surat jalan, dan dokumen pendukung lainnya. Kegiatan berfokus pada pemeriksaan kesesuaian kode, jumlah, dan kondisi barang, serta penanganan awal apabila ditemukan ketidaksesuaian. Peserta kemudian berlatih memperbarui kartu stok atau sistem inventory berdasarkan transaksi penerimaan, memahami prinsip pencatatan yang akurat dan tepat waktu, serta menjaga kelengkapan dokumen sebagai dasar penelusuran persediaan.

Peserta mempelajari administrasi pengeluaran spare part berdasarkan permintaan barang dan dokumen otorisasi yang berlaku. Materi mencakup verifikasi kode dan jumlah barang, pencatatan pengeluaran pada kartu stok atau sistem, serta pengelolaan dokumen serah terima. Peserta juga mempelajari proses administrasi retur barang, baik pengembalian dari pengguna maupun kepada pemasok sesuai prosedur perusahaan. Selain itu, peserta berlatih menelusuri riwayat transaksi untuk memastikan setiap perubahan saldo stok memiliki referensi dokumen yang jelas dan dapat dipertanggungjawabkan.

Peserta mempelajari metode pemeriksaan kesesuaian antara jumlah fisik spare part dan saldo yang tercatat dalam sistem inventory. Kegiatan meliputi persiapan data dan dokumen pemeriksaan, pelaksanaan stock opname serta cycle count, pencatatan hasil penghitungan, dan perbandingan antara stok fisik dengan catatan administrasi. Peserta juga berlatih mengidentifikasi dan mengelompokkan selisih persediaan, menelusuri kemungkinan penyebab seperti transaksi yang belum tercatat atau kesalahan input, serta menyusun dokumentasi rekonsiliasi untuk mendukung proses verifikasi dan tindak lanjut oleh penanggung jawab gudang.

Peserta mempelajari analisis data persediaan untuk memahami pola penggunaan spare part dan mendukung pengendalian stok. Materi mencakup identifikasi slow-moving stock berdasarkan frekuensi atau periode pergerakan barang, serta critical stock berdasarkan tingkat kepentingan spare part terhadap kelangsungan operasional dan ketersediaannya. Peserta berlatih mengolah data transaksi, meninjau konsistensi saldo persediaan, dan mengidentifikasi item yang memerlukan perhatian lebih lanjut. Pembelajaran juga mencakup faktor yang memengaruhi akurasi stok serta pentingnya konsistensi pencatatan, ketertiban dokumen, dan pembaruan sistem untuk mengurangi risiko ketidaksesuaian persediaan.

Peserta mengintegrasikan pemahaman dan keterampilan yang telah diperoleh untuk menyusun laporan persediaan berdasarkan data transaksi, hasil stock opname, dan rekonsiliasi stok. Materi mencakup penyusunan ringkasan saldo persediaan, analisis selisih stok, evaluasi akurasi pencatatan, serta penyajian informasi slow-moving dan critical stock sesuai kebutuhan pelaporan. Peserta juga mempelajari cara menyampaikan temuan secara sistematis dan menyusun usulan perbaikan administrasi, seperti peningkatan ketertiban dokumen, standardisasi pencatatan transaksi, atau penguatan jadwal pemeriksaan stok, dengan tetap mengikuti prosedur dan kewenangan yang berlaku.