Document Controller & IT Support Internship

Memahami dan menjalani peran Document Controller, jenis dokumen perusahaan (legalitas, surat, kontrak, SOP), sistem administrasi (petty cash, reimbursement), penomoran surat (system e-letter), tandatangan dan stempel perusahaan (privy), pengarsipan dokumen, serta kerahasiaan dan akurasi dokumen.

Melakukan sistem pengarsipan dokumen fisik: kode klasifikasi (by company, by department, by subject, by year, and by month), retensi dokumen, serta prosedur penyimpanan dan peminjaman arsip.

Memantau sistem e-letter, memperbaiki bug/error.

Memahami jenis dan fungsi dokumen legalitas perusahaan, seperti akta perusahaan, NIB, izin usaha, dan SK Kemenkumham, termasuk masa berlaku dan kebutuhan pembaruannya. Mempelajari pengelolaan data legalitas serta penyusunan struktur data, kebutuhan pengguna, dan alur kerja sistem reminder untuk memantau masa berlaku dokumen.

Mempraktikkan pengujian sistem melalui penyusunan skenario User Acceptance Testing (UAT), pelaksanaan uji coba bersama Sr. Document Controller, pencatatan hasil pengujian, identifikasi dan perbaikan kendala, serta pengujian ulang untuk memastikan sistem berjalan sesuai kebutuhan.

Menyempurnakan sistem reminder berdasarkan hasil pengujian, melaksanakan pengujian akhir bersama Sr. Document Controller, menyusun SOP dan panduan penggunaan sistem, melakukan serah terima hasil pengembangan, serta menyusun laporan proyek yang mencakup hasil implementasi, evaluasi, dan rekomendasi pengembangan selanjutnya.

Mempraktikkan penamaan file sesuai standar (naming convention), pengelompokan folder, dan penyimpanan soft file yang rapi, membuat nomor surat di system e-letter, dan memperbaiki data surat (jika ada yg salah).

Melakukan pengarsipan dokumen fisik, pelabelan, serta mencatat lokasi hard file agar sinkron dengan soft file dalam database register.

Mempraktikkan penyusunan logika dan aturan pengingat masa berlaku dokumen, termasuk penentuan jadwal notifikasi (H-90, H-60, dan H-30), pengembangan prototipe reminder otomatis, serta pengujian awal untuk memastikan kesesuaian fungsi dengan kebutuhan pengguna.