General Affairs

Peserta magang akan terlibat dalam kegiatan administrasi dan operasional General Affairs (GA) untuk mendukung pengelolaan fasilitas kantor, inventarisasi aset perusahaan, pengadaan kebutuhan operasional, koordinasi vendor, serta monitoring dan evaluasi layanan General Affairs.

Adapun tugas dan tanggung jawab peserta magang meliputi:

1. Mempelajari dan memahami fungsi General Affairs, alur kerja, Standar Operasional Prosedur (SOP), serta ketentuan administrasi dan pelayanan operasional perusahaan.

2. Membantu kegiatan administrasi operasional kantor, termasuk pencatatan permintaan kebutuhan departemen, pengelolaan formulir, dan pengarsipan dokumen General Affairs.

3. Membantu pendataan dan inventarisasi aset perusahaan, termasuk pencatatan aset, pembaruan daftar inventaris, pelabelan aset, serta monitoring mutasi dan kondisi aset.

4. Mendukung proses pengecekan fisik aset dan perlengkapan kantor serta membantu identifikasi dan rekapitulasi selisih antara data inventaris dengan kondisi aktual.

5. Membantu administrasi pengadaan barang dan kebutuhan operasional kantor, termasuk rekapitulasi permintaan barang, pengumpulan penawaran harga, dan pemeriksaan kelengkapan dokumen pembelian.

6. Mendukung koordinasi dengan vendor atau penyedia jasa terkait kebutuhan operasional, penjadwalan pekerjaan, serta administrasi penerimaan barang dan jasa.

7. Membantu monitoring kondisi fasilitas dan sarana prasarana kantor, meliputi kebersihan, ruang kerja, perlengkapan, dan fasilitas pendukung lainnya.

8. Melakukan pencatatan laporan kerusakan fasilitas, keluhan operasional, serta membantu monitoring tindak lanjut perbaikan dan pekerjaan pemeliharaan oleh vendor.

9. Membantu pengelolaan dan rekapitulasi penggunaan Alat Tulis Kantor (ATK), kebutuhan operasional, serta pencatatan data pendukung pengendalian biaya General Affairs.

10. Melakukan monitoring permintaan layanan internal, pengumpulan data operasional, serta membantu evaluasi efektivitas pelayanan General Affairs kepada seluruh departemen.

11. Membantu penyusunan laporan administrasi dan operasional General Affairs secara berkala, meliputi inventaris aset, pengadaan barang, kondisi fasilitas, dan tindak lanjut pekerjaan.

12. Menyusun laporan akhir kegiatan magang serta mempresentasikan hasil pembelajaran, evaluasi kegiatan General Affairs, dan rekomendasi perbaikan kepada mentor.

Seluruh kegiatan dilaksanakan di bawah arahan dan pendampingan Mentor/PIC dengan memperhatikan ketelitian administrasi, kepatuhan terhadap SOP, keselamatan kerja (K3), serta kerahasiaan informasi perusahaan. Peserta tidak memiliki kewenangan untuk menyetujui pembelian, kontrak, pembayaran, atau mengambil keputusan operasional tanpa otorisasi pihak yang berwenang.