Business Operation Intern

1. Melakukan input dan pembaruan data operasional pada spreadsheet maupun sistem internal perusahaan. 2. Memastikan data konsultan, periode kerja, status kontrak, Purchase Order (PO), dan informasi pendukung lainnya tercatat dengan benar. 3. Melakukan pengecekan kesesuaian data operasional dengan dokumen pendukung yang tersedia. 4. Mengumpulkan dan memeriksa dokumen administrasi operasional, seperti PO, kontrak kerja sama, BAST, Timesheet, dan dokumen pendukung lainnya. 5. Mengelompokkan dan mengarsipkan dokumen berdasarkan nama klien, nama konsultan, jenis dokumen, dan periode. 6. Memperbarui status dokumen berdasarkan kelengkapan dan informasi yang diterima dari PIC terkait. 7. Membantu mencari dan menyiapkan dokumen yang dibutuhkan oleh tim Operation, Business, Finance, maupun departemen terkait. 8. Melaporkan kepada supervisor apabila ditemukan data yang tidak sesuai, duplikasi data, atau dokumen yang belum lengkap.

1. Membantu mengumpulkan dokumen pendukung penagihan dari tim terkait sesuai jadwal penagihan masing-masing klien. 2. Memeriksa kelengkapan dokumen penagihan, seperti BAST, Timesheet, PO, dan dokumen pendukung lainnya berdasarkan checklist yang tersedia. 3. Memastikan kesesuaian informasi dasar pada dokumen, termasuk nama konsultan, nama klien, periode penagihan, dan data pendukung lainnya. 4. Memonitor pengumpulan Timesheet konsultan sesuai periode dan jadwal cut-off yang telah ditentukan. 5. Memeriksa kelengkapan pengisian Timesheet, termasuk periode kerja, jumlah hari kerja, dan informasi konsultan. 6. Memantau status approval Timesheet dari atasan, user, atau PIC terkait sesuai ketentuan masing-masing klien. 7. Membuat rekapitulasi status dokumen penagihan dan Timesheet, termasuk dokumen yang telah lengkap, belum diterima, belum disetujui, atau perlu direvisi. 8. Melakukan follow-up kepada konsultan dan PIC terkait atas dokumen yang belum diterima atau masih memerlukan perbaikan. 9. Membantu menyiapkan dokumen penagihan dan rekapitulasi Timesheet final untuk diteruskan kepada tim Finance sesuai arahan supervisor.

1. Memperbarui database PO dan kontrak konsultan berdasarkan dokumen terbaru yang diterima. 2. Memeriksa informasi PO dan kontrak, termasuk nama klien, nama konsultan, tanggal mulai, tanggal berakhir, dan periode kerja. 3. Memantau masa berlaku PO dan kontrak konsultan untuk mengidentifikasi dokumen yang mendekati tanggal berakhir. 4. Membuat daftar PO dan kontrak yang memerlukan tindak lanjut perpanjangan. 5. Melakukan follow-up atau mengirimkan pengingat kepada PIC terkait mengenai PO dan kontrak yang perlu diperpanjang. 6. Membantu memeriksa kelengkapan dokumen perpanjangan berdasarkan checklist administrasi yang berlaku. 7. Memperbarui status PO dan kontrak berdasarkan informasi yang telah dikonfirmasi oleh PIC terkait. 8. Melakukan koordinasi dengan tim Operation, AM, BDM, dan pihak terkait untuk memperoleh informasi mengenai status perpanjangan. 9. Mengarsipkan dokumen PO dan kontrak terbaru serta memastikan riwayat dokumen tersimpan secara terstruktur. 10. Melaporkan PO atau kontrak yang masih outstanding kepada supervisor untuk ditindaklanjuti.

1. Melakukan koordinasi dengan tim Operation, Account Manager (AM), Business Development Manager (BDM), Finance, HR, dan PIC terkait untuk kebutuhan administrasi. 2. Meminta kelengkapan dokumen atau informasi yang diperlukan sesuai arahan supervisor. 3. Memantau status permintaan dokumen dan memastikan tindak lanjut dilakukan sesuai tenggat waktu. 4. Membuat dan memperbarui daftar pekerjaan yang masih menunggu respons atau konfirmasi dari pihak terkait. 5. Membantu menyelesaikan pekerjaan administratif rutin yang berkaitan dengan aktivitas Business Operation. 6. Menyiapkan dan memperbarui checklist pekerjaan berdasarkan kebutuhan tim. 7. Melakukan pengarsipan file digital secara terstruktur agar dokumen mudah ditemukan kembali. 8. Membantu menyiapkan data dan dokumen untuk kebutuhan internal, audit, evaluasi, atau permintaan dari departemen lain. 9. Melakukan pengecekan berkala terhadap kelengkapan data dan dokumen yang digunakan dalam proses operasional. 10. Menyampaikan kendala administratif, keterlambatan dokumen, atau informasi yang belum dapat dikonfirmasi kepada supervisor. 11. Menjalankan tugas administratif tambahan sesuai arahan supervisor dan menjaga kerahasiaan data konsultan, klien, serta informasi internal perusahaan.

1. Mengumpulkan dan mengonsolidasikan data operasional dari spreadsheet, sistem internal, dan dokumen pendukung. 2. Menyiapkan laporan bulanan terkait status dokumen penagihan, Timesheet, PO, kontrak, dan pekerjaan administratif lainnya. 3. Memastikan data dalam laporan telah diperbarui dan sesuai dengan sumber data yang digunakan. 4. Melakukan pengecekan terhadap data yang belum lengkap, tidak sesuai, atau memerlukan konfirmasi lebih lanjut. 5. Membuat rekapitulasi status dokumen, termasuk dokumen yang telah selesai, masih dalam proses, dan belum diterima. 6. Menyusun rekapitulasi Timesheet yang telah diterima, disetujui, belum disetujui, atau perlu direvisi. 7. Memperbarui daftar PO dan kontrak yang mendekati masa berakhir serta status tindak lanjut perpanjangannya. 8. Mengidentifikasi pekerjaan administratif yang belum selesai dan memasukkannya ke dalam daftar tindak lanjut. 9. Melakukan koordinasi dengan PIC terkait untuk memperoleh pembaruan status pekerjaan yang masih outstanding. 10. Menyiapkan laporan operasional bulanan untuk kebutuhan monitoring dan evaluasi supervisor.

1. Membuat rekapitulasi pekerjaan bulanan yang mencakup pekerjaan selesai, pekerjaan tertunda, dan pekerjaan yang masih menunggu konfirmasi. 2. Memperbarui daftar outstanding dokumen penagihan, Timesheet, PO, kontrak, dan kebutuhan administrasi lainnya. 3. Mencatat PIC terkait, status terakhir, tenggat waktu, dan tindakan lanjutan untuk setiap pekerjaan outstanding. 4. Melakukan pengecekan akhir terhadap data operasional dan dokumen pendukung untuk memastikan informasi telah diperbarui. 5. Memastikan file kerja, database, checklist, dan dokumen pendukung tersimpan secara rapi dan terstruktur. 6. Mengidentifikasi kendala operasional yang belum terselesaikan serta menyampaikan informasinya kepada supervisor. 7. Melakukan koordinasi dengan PIC terkait untuk memastikan pekerjaan yang belum selesai memiliki tindak lanjut yang jelas. 8. Menyiapkan laporan handover yang memuat status pekerjaan, dokumen pendukung, dan informasi penting untuk periode berikutnya. 9. Memastikan seluruh riwayat komunikasi dan tindak lanjut atas pekerjaan outstanding terdokumentasi dengan baik. 10. Menyampaikan hasil rekapitulasi dan handover kepada supervisor agar pekerjaan dapat dilanjutkan tanpa kehilangan informasi atau riwayat tindak lanjut.