Sekretaris dan Administrasi Perkantoran

Mengenal profil, tugas, fungsi, dan struktur organisasi Balai PPMHKP Denpasar. Mempelajari tata tertib, etika kerja, komunikasi profesional, dan kerahasiaan informasi. Mengenal tata naskah dinas serta alur surat masuk dan surat keluar. Mengamati proses administrasi dan koordinasi antarunit kerja. Berlatih menggunakan aplikasi perkantoran dasar.

Membantu pencatatan surat masuk dan surat keluar. Membantu penyiapan konsep surat dan dokumen administratif berdasarkan arahan mentor. Mengelompokkan, memberi nama, dan menyimpan dokumen sesuai sistem pengarsipan. Melakukan digitalisasi dokumen yang diizinkan. Membantu pencarian kembali dokumen untuk kebutuhan administrasi.

Membantu pencatatan agenda dan jadwal kegiatan. Menyiapkan daftar kegiatan, undangan, dan bahan administrasi rapat. Membantu koordinasi kebutuhan administrasi rapat atau pertemuan. Memperbarui agenda berdasarkan arahan pegawai yang bertanggung jawab. Membuat daftar tindak lanjut kegiatan untuk dipantau mentor.

Membantu menyiapkan daftar hadir dan bahan rapat. Mempelajari teknik mencatat pokok pembahasan, keputusan, dan tindak lanjut rapat. Menyusun konsep notula untuk diperiksa mentor. Membantu mengelola dokumentasi kegiatan sesuai arahan. Menyusun rekapitulasi hasil rapat dan daftar tindak lanjut.

Mengolah data administrasi menggunakan Microsoft Excel atau aplikasi sejenis. Menyusun dokumen, tabel, dan bahan presentasi menggunakan aplikasi perkantoran. Membantu rekapitulasi surat, agenda, dan kegiatan. Memeriksa konsistensi format dan kelengkapan dokumen. Membantu menyiapkan bahan laporan administrasi.

Melaksanakan penugasan kesekretariatan yang mengintegrasikan kompetensi selama pemagangan. Membantu pengelolaan agenda, persuratan, arsip, dan dokumentasi sesuai penugasan. Menyelesaikan satu portofolio administrasi menggunakan data yang diizinkan dan tidak bersifat rahasia. Menyusun laporan akhir pembelajaran. Mengikuti evaluasi kompetensi dan umpan balik dari mentor.