Meeting & Event Organizer

Pengenalan tugas dan tanggung jawab Meeting & Event Organizer. Memahami kebutuhan dan ekspektasi klien. Menerima inquiry meeting, wedding, seminar, conference, dan social event. Teknik komunikasi dengan klien. Pengumpulan informasi acara: tanggal, jumlah peserta, konsep, dan anggaran. Pengenalan paket meeting dan event hotel. Penyusunan event proposal dan quotation. Koordinasi site inspection dan venue selection.

Pembuatan Banquet Event Order (BEO) atau Event Order. Penyusunan event proposal dan quotation. Pembuatan event checklist. Pencatatan detail kebutuhan klien. Pengelolaan kontrak dan dokumen konfirmasi acara. Pengelolaan perubahan permintaan klien. Penyusunan rundown acara. Dokumentasi pembayaran dan administrasi event sesuai prosedur hotel

Pengenalan function room dan kapasitas venue. Jenis layout ruangan: classroom, theater, U-shape, boardroom, dan banquet. Pengaturan meja, kursi, panggung, dan area registrasi. Persiapan perlengkapan meeting. Pemeriksaan kebersihan dan kesiapan venue. Koordinasi dengan Banquet dan Housekeeping. Pengecekan fasilitas sebelum acara dimulai. Pengawasan pelaksanaan setup sesuai BEO.

Pemahaman paket meeting dan event. Koordinasi coffee break, lunch, dinner, dan banquet. Pencatatan kebutuhan makanan dan minuman. Penanganan permintaan diet khusus dan alergi melalui prosedur hotel. Pengenalan sound system, microphone, projector, screen, dan LED display. Koordinasi dengan tim Audio Visual (AV) dan Engineering. Pemeriksaan kebutuhan listrik dan konektivitas. Penanganan kendala teknis selama acara. Koordinasi perubahan jumlah peserta dan konsumsi.

Briefing sebelum acara. Koordinasi lintas departemen. Monitoring pelaksanaan acara berdasarkan rundown. Pendampingan klien selama event. Penanganan perubahan jadwal dan permintaan mendadak. Penanganan keluhan klien. Penanganan keterlambatan setup dan kendala teknis. Teknik komunikasi profesional dalam situasi sulit. Prosedur eskalasi kepada Banquet Manager atau atasan terkait. Evaluasi kepuasan klien setelah acara.

Pemeriksaan penggunaan venue dan fasilitas. Verifikasi jumlah peserta dan konsumsi aktual. Koordinasi pemeriksaan biaya tambahan. Verifikasi tagihan bersama departemen terkait. Proses penyelesaian administrasi dan pembayaran sesuai kebijakan hotel. Penyusunan event closing report. Evaluasi pelaksanaan acara. Pengumpulan feedback klien. Identifikasi kendala dan peluang perbaikan. Penyusunan laporan kinerja event.