Arsiparis Terampil

Peserta diperkenalkan dengan tugas dan fungsi BPAFK Makassar, struktur organisasi, jenis dokumen dan rekaman informasi, unit pengolah dan unit kearsipan, tata naskah dinas, klasifikasi arsip, klasifikasi keamanan dan akses, jadwal retensi arsip, serta sistem pengelolaan arsip yang digunakan. Peserta juga memperoleh pembekalan mengenai siklus hidup arsip, etika pengelolaan informasi, perlindungan data, kerahasiaan dokumen, keselamatan arsip, dan batas kewenangan peserta magang.

Peserta membantu proses penciptaan dan penerimaan dokumen agar memenuhi standar administrasi serta dapat dikelola sebagai arsip yang autentik dan dapat dipercaya. Kegiatan meliputi pemeriksaan kelengkapan dokumen, pencatatan surat masuk dan keluar, pemberian identitas, penentuan kode klasifikasi, pengendalian distribusi, serta pengelompokan dokumen berdasarkan urusan dan unit kerja. Peserta juga membantu memastikan setiap dokumen memiliki informasi yang jelas mengenai asal, tanggal, nomor, subjek, pencipta, penerima, dan media penyimpanannya.

Peserta membantu memberkaskan arsip berdasarkan kesamaan kegiatan atau permasalahan, menyusun daftar berkas dan daftar isi berkas, memberikan indeks, serta menata arsip aktif agar mudah ditemukan kembali. Kegiatan juga mencakup pelayanan peminjaman, pencatatan penggunaan, pengendalian pergerakan arsip, pencarian dokumen, pengembalian arsip ke tempat penyimpanan, dan pemeriksaan kelengkapan arsip setelah digunakan.

Peserta membantu memelihara arsip fisik dan elektronik agar tetap utuh, aman, terbaca, dan dapat digunakan. Kegiatan meliputi pemeriksaan kondisi arsip, pembersihan dan penataan ruang simpan, penggunaan boks dan folder, pemberian label, pengaturan akses, serta identifikasi dokumen rusak atau berisiko. Peserta juga membantu proses pemindaian, pemberian nama berkas elektronik, pengelompokan folder, input metadata, pemeriksaan kualitas hasil digitalisasi, penyimpanan, pencadangan, dan pengendalian akses terhadap arsip digital.

Peserta membantu mengidentifikasi arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun, menata arsip inaktif, membuat daftar arsip, serta mencocokkan arsip dengan jadwal retensi yang berlaku. Peserta juga membantu menyiapkan dokumen pendukung untuk pemindahan arsip inaktif, identifikasi arsip yang telah habis masa retensinya, serta pemilahan awal arsip yang diusulkan untuk dimusnahkan atau diserahkan sebagai arsip permanen. Penetapan penyusutan tetap dilakukan oleh pejabat atau pengelola yang berwenang.

Peserta membantu mengevaluasi kesesuaian pengelolaan arsip, memeriksa kelengkapan daftar arsip, menilai kemudahan penemuan kembali, mengidentifikasi arsip yang belum tertata, serta menyusun rekomendasi perbaikan. Pada akhir program, peserta menyelesaikan dokumentasi hasil penataan, daftar arsip, panduan kerja sederhana, portofolio, dan laporan akhir. Peserta kemudian mempresentasikan hasil kegiatan dan mengikuti evaluasi kompetensi oleh mentor.