General Affairs - DPS

Bulan pertama berfokus pada pengenalan lingkungan kerja Gapura Angkasa Cabang DPS, tata kelola fungsi General Affairs, serta penguasaan administrasi dasar unit. Peserta dipandu mempelajari company profile, struktur organisasi cabang, Standard Operating Procedures (SOP) pengelolaan SDM, kerumahtanggaan, pengadaan, dan aset, serta alur layanan di lingkungan Kantor Cabang. Peserta juga dikenalkan pada seluruh scope pekerjaan unit, yaitu administrasi SDM dan kepegawaian, administrasi umum dan kerumahtanggaan, pengadaan barang/jasa, pengelolaan aset, analisis kebutuhan tenaga kerja, dan pelaporan. Aktivitas harian mencakup pengarsipan dan verifikasi dokumen administrasi, pencatatan surat masuk dan keluar, pendataan awal inventaris aset, serta penyusunan dokumen sederhana dengan pendampingan mentor. Output capaian pada tahap ini adalah kemampuan memahami peta pekerjaan General Affairs serta mengelola arsip administrasi dan daftar inventaris awal secara rapi dan terkini.

Bulan kedua berfokus pada penerapan kebijakan dan prosedur pengelolaan SDM di Kantor Cabang. Peserta mempelajari alur administrasi kepegawaian, seperti kehadiran, cuti, data karyawan, dan kelengkapan berkas pegawai, sesuai ketentuan perusahaan. Aktivitas harian mencakup pemutakhiran database kepegawaian cabang, rekapitulasi absensi dan cuti, verifikasi kelengkapan dokumen pegawai, serta tindak lanjut teknis atas permasalahan administrasi kepegawaian dengan pendampingan mentor. Output capaian pada tahap ini adalah database kepegawaian cabang yang akurat dan terkini, rekap kehadiran dan cuti yang tertib, serta catatan tindak lanjut permasalahan administrasi yang terdokumentasi.

Bulan ketiga berfokus pada pelaksanaan dan pemeriksaan kegiatan administrasi umum, kerumahtanggaan, serta layanan pendukung operasional Kantor Cabang. Peserta mempelajari alur korespondensi, standar kebersihan dan kelayakan fasilitas kantor, serta mekanisme pemenuhan permintaan layanan dari unit kerja. Aktivitas harian mencakup pengelolaan surat menyurat dan arsip, pengecekan kondisi fasilitas dan perlengkapan kantor, pencatatan permintaan layanan beserta tindak lanjutnya, serta koordinasi dengan unit terkait untuk dukungan operasional. Output capaian pada tahap ini adalah sistem surat dan arsip yang tertib, checklist kondisi fasilitas yang terisi berkala, serta rekap permintaan layanan unit kerja beserta status penyelesaiannya.

Bulan keempat berfokus pada pelaksanaan pengadaan barang dan jasa sesuai kebutuhan operasional serta ketentuan pengadaan perusahaan. Peserta mempelajari tahapan pengadaan, mulai dari identifikasi kebutuhan, penyusunan spesifikasi, permintaan penawaran, evaluasi, hingga penerimaan barang/jasa. Aktivitas harian mencakup penyusunan dokumen permintaan pengadaan, pengumpulan dan perbandingan penawaran, penyusunan tabel evaluasi, serta pencatatan dan verifikasi dokumen penerimaan barang/jasa. Output capaian pada tahap ini adalah berkas pengadaan yang lengkap dan sesuai prosedur, tabel perbandingan penawaran yang terstruktur, serta rekap pengadaan yang terkini.

Bulan kelima berfokus pada pengawasan pengelolaan aset agar tercatat, terpelihara, dan dimanfaatkan secara optimal. Peserta mempelajari siklus pengelolaan aset, mulai dari pencatatan, penggunaan, pemeliharaan, hingga pelaporan kondisinya, serta peran koordinasi cabang terhadap pengelola aset di tingkat perusahaan. Aktivitas harian mencakup pengecekan fisik dan pencocokan data aset dengan register, pemutakhiran data aset, pencatatan laporan kerusakan atau kebutuhan pemeliharaan, serta koordinasi dengan unit pengguna aset. Output capaian pada tahap ini adalah register aset cabang yang akurat dan sesuai kondisi fisik, laporan kondisi aset, serta daftar kebutuhan pemeliharaan yang tersusun rapi.

Bulan keenam berfokus pada pengolahan data operasional untuk kebutuhan tenaga kerja serta penyusunan laporan pelaksanaan kegiatan unit sebagai dasar pengendalian administrasi cabang. Peserta mempelajari cara membaca data operasional dan kepegawaian, serta menyusun laporan yang ringkas, akurat, dan mudah dipahami. Aktivitas harian mencakup pengolahan data kebutuhan tenaga kerja berdasarkan data operasional, penyusunan laporan bulanan pengelolaan SDM, pengadaan, kerumahtanggaan, dan aset, pemutakhiran seluruh database unit, serta penanganan permintaan layanan dengan pendampingan mentor. Output capaian pada tahap ini adalah rekap analisis kebutuhan tenaga kerja, laporan bulanan unit yang lengkap dan tepat waktu, serta data kepegawaian, aset, dan pengadaan yang terkini.