General Affairs (GA) & Asset Admin Intern

Pembekalan teoretis mengenai peran strategis General Affairs (GA) di perusahaan distributor mesin (yang memiliki area kantor, gudang suku cadang, dan bengkel perbaikan/workshop). Peserta mempelajari teori siklus hidup aset (Asset Life-Cycle Management), perbedaan Capital Expenditure (Capex) dan Operational Expenditure (Opex), regulasi dasar Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) lingkungan pergudangan, serta pembedahan unit-unit kompetensi inti SKKNI Bidang General Affairs dan Administrasi Perkantoran.

Peserta mempraktikkan inventarisasi dan tata kelola aset tetap perusahaan. Praktik meliputi pelabelan fisik (menggunakan barcode/QR code) pada aset kantor (PC, furnitur) hingga aset operasional (mesin demo, alat berat forklift, tools bengkel). Peserta mempraktikkan pencatatan mutasi aset, pembaruan database menggunakan sistem ERP/WMS perusahaan, dan menyimulasikan perhitungan penyusutan aset secara administratif guna mencegah kehilangan aset yang tidak terlacak (unrecorded loss).

Fokus pada pemeliharaan infrastruktur fisik perusahaan. Peserta mempraktikkan penyusunan jadwal pemeliharaan preventif (Preventive Maintenance) untuk utilitas gedung (AC, listrik, genset, saluran air). Peserta berlatih mengelola vendor pihak ketiga (Cleaning Service, Security, dan kontraktor perbaikan). Selain itu, peserta mengeksekusi patroli K3 dasar, memastikan ketersediaan Alat Pemadam Api Ringan (APAR), jalur evakuasi, dan kebersihan area bongkar muat mesin.

Peserta mengeksekusi administrasi operasional kendaraan perusahaan, yang sangat vital bagi pengiriman mesin dan mobilitas teknisi lapangan. Praktik mencakup pemantauan jadwal servis berkala armada (truk pengiriman, mobil operasional), analisis konsumsi bahan bakar, dan pengelolaan pembaruan perizinan dokumen kendaraan (STNK, KIR, Asuransi). Peserta dilatih mengoptimalkan utilitas kendaraan untuk menekan biaya operasional transportasi (transportation cost).

Peserta mempraktikkan fungsi pengadaan untuk kebutuhan operasional harian di luar barang dagangan utama. Praktik meliputi pencarian vendor (sourcing), perbandingan harga, dan penerbitan Purchase Order (PO) untuk Alat Tulis Kantor (ATK), persediaan pantry, hingga Alat Pelindung Diri (APD/seragam teknisi). Peserta menganalisis tingkat konsumsi barang harian dan merumuskan strategi efisiensi anggaran pengeluaran rutin kantor.

Penutup siklus GA melalui audit kepatuhan dan inventaris. Peserta memimpin pelaksanaan Stock Opname aset dan perlengkapan GA, mencocokkan data di sistem dengan keberadaan fisik barang di kantor maupun gudang. Peserta menyusun laporan rekonsiliasi dan membuat draf Berita Acara Penghapusan Aset (Write-off/Disposal) untuk peralatan yang sudah rusak berat. Pada minggu terakhir, peserta mengkompilasi dokumen (Log Pemeliharaan, Database Aset, Form PO GA) menjadi portofolio BNSP.