HSE Officer

Pengenalan struktur organisasi PT Tracon Industri, dan fungsi Unit HSE Head Office, serta alur koordinasi dengan departemen terkait. Peserta mempelajari tata cara komunikasi profesional, sistem administrasi HSE, pengelolaan dan pengarsipan dokumen, penggunaan template perusahaan, penamaan dokumen, pengendalian revisi, serta ketentuan kerahasiaan dokumen perusahaan. Target : Memahami fungsi dan alur kerja Unit HSE Head Office serta mampu melaksanakan administrasi dasar HSE, termasuk pengelolaan, pengarsipan, dan pembaruan dokumen sesuai prosedur perusahaan dan arahan pembimbing.

Mempelajari dasar-dasar Contractor Safety Management System (CSMS) dan HSE Plan, termasuk tujuan, struktur dokumen, serta persyaratan administrasi HSE yang berkaitan dengan kontraktor dan subkontraktor. Peserta melakukan pemeriksaan kelengkapan dokumen, merapikan format dan penomoran, memeriksa konsistensi penulisan, serta membantu memperbarui data dan matriks dokumentasi sesuai kebutuhan Unit HSE. Target : Memahami dasar penerapan CSMS dan fungsi HSE Plan serta mampu membantu pemeriksaan, perapihan, pengarsipan, dan pembaruan dokumen terkait secara teliti sesuai prosedur perusahaan dan arahan pembimbing. Serta matriks persyaratan, pemeriksaan masa berlaku dokumen, serta identifikasi dokumen yang belum memenuhi persyaratan.

Mempelajari struktur dan format dokumen PPWI sesuai prosedur perusahaan, termasuk pemeriksaan kelengkapan, konsistensi penulisan, penomoran, dan kerapian dokumen. Peserta juga mempelajari pengelolaan dan pembaruan matriks HSE menggunakan Microsoft Excel, meliputi penataan data, validasi data, penggunaan fitur filter, fungsi dasar, serta PivotTable untuk mendukung rekapitulasi dan pemantauan data HSE. Target : Mampu melakukan pemeriksaan dan perapihan dokumen PPWI serta memperbarui matriks HSE secara sistematis, akurat, dan konsisten, sehingga dokumen dan data mudah ditelusuri serta dapat digunakan untuk mendukung kebutuhan administrasi dan pelaporan Unit HSE.

Mencari dan memverifikasi referensi Safety Moment yang relevan dengan risiko pekerjaan, industri, dan kebutuhan rapat HSE Committee. Membantu menyiapkan materi, agenda, daftar hadir, dokumentasi rapat, serta draft Memo of Meeting (MoM). Target : Mampu menyiapkan materi Safety Moment dengan sumber tepercaya serta menyusun draft MoM yang ringkas, akurat, dan terstruktur berdasarkan hasil rapat.

Mempelajari proses penyusunan materi komunikasi HSE untuk meningkatkan kesadaran dan pemahaman pekerja terhadap aspek keselamatan dan kesehatan kerja serta lingkungan. Kegiatan meliputi identifikasi topik sesuai kebutuhan perusahaan, pengumpulan referensi dari sumber tepercaya, penyusunan pesan edukatif, verifikasi informasi, serta pembuatan desain HSE News dan poster dengan memperhatikan prinsip komunikasi visual, keterbacaan, dan kesesuaian dengan karakteristik audiens. Praktek : Mampu menyusun materi HSE News dan poster yang informatif, akurat, komunikatif, dan mudah dipahami oleh pekerja, serta menghasilkan desain yang sesuai dengan pedoman komunikasi dan identitas visual perusahaan untuk ditinjau oleh pembimbing sebelum dipublikasikan.

Mengintegrasikan kompetensi yang telah diperoleh selama program magang melalui pelaksanaan tugas administrasi dan dokumentasi HSE, meliputi pengelolaan dokumen CSMS, HSE Plan, dan PPWI, pembaruan matriks HSE, penyusunan materi Safety Moment, dokumentasi rapat dan Memo of Meeting (MoM), serta pembuatan HSE News dan poster. Peserta juga melakukan rekapitulasi hasil pekerjaan dan evaluasi pelaksanaan tugas selama program magang. Target : Mampu melaksanakan tugas administrasi dan dokumentasi HSE sesuai prosedur perusahaan, menyusun rekapitulasi pekerjaan secara akurat, serta mempresentasikan hasil pekerjaan dan pencapaian kompetensi selama program magang kepada pembimbing.