Human Resources Shared Services

Mempelajari profil perusahaan, struktur organisasi, bidang usaha, struktur dan fungsi HR Shared Services, serta ruang lingkup layanan HR kepada karyawan dan department terkait. Peserta juga mempelajari fungsi HR Strategic & Development, HR Talent Acquisitions & Employer Branding, HR Compensation & Benefit, serta fungsi HR lainnya, kemudian memahami peraturan perusahaan, SOP HR, ketentuan administrasi karyawan, kebijakan kehadiran, cuti, benefit, payroll, serta prinsip etika kerja, kerahasiaan dan perlindungan data karyawan.

Mempelajari jenis dan struktur data karyawan, employee master data, data personal, data pekerjaan, status hubungan kerja, serta proses update dan validasi data. Peserta melakukan pengelolaan dan pengarsipan dokumen karyawan seperti identitas, perjanjian kerja, surat keputusan, surat mutasi, surat pengangkatan, dan dokumen administrasi lainnya. Peserta juga mengenal HRIS dan employee database yang digunakan perusahaan, melakukan input dan update data, melakukan pengecekan kesesuaian data pada sistem dengan dokumen pendukung, serta mempelajari proses penerimaan, verifikasi, pencatatan, dan penyelesaian berbagai permintaan administrasi karyawan.

Mempelajari sistem kehadiran dan jam kerja karyawan, termasuk keterlambatan, ketidakhadiran, business trip, serta proses monitoring dan validasi data attendance. Peserta mempelajari jenis cuti dan ketidakhadiran, proses pengajuan dan approval, pengecekan entitlement, pencatatan cuti, serta rekonsiliasi data cuti dengan HRIS. Peserta juga memahami komponen payroll, proses penggajian secara umum, serta data yang memengaruhi penggajian seperti attendance, overtime, allowance, deduction, unpaid leave, dan melakukan pengecekan serta validasi data pendukung payroll.

Mempelajari jenis benefit karyawan yang diberikan perusahaan, seperti BPJS, asuransi kesehatan, tunjangan, fasilitas karyawan, serta proses administrasinya. Peserta mempelajari proses administrasi kepesertaan BPJS dan asuransi, termasuk enrollment, perubahan data peserta, penambahan atau pengurangan peserta, serta monitoring kelengkapan data. Peserta juga mempelajari administrasi perubahan status atau data karyawan seperti promosi, mutasi, transfer, perubahan jabatan, perubahan lokasi kerja, dan perubahan organisasi, serta memahami proses administrasi employee lifecycle mulai dari onboarding, perubahan status dan pengelolaan data selama masa kerja hingga offboarding dan exit administration.

Mempelajari fungsi HR sebagai service provider bagi karyawan, termasuk menerima dan merespons pertanyaan atau permintaan administrasi HR, melakukan klasifikasi kebutuhan, memberikan informasi sesuai kewenangan, dan melakukan eskalasi kepada PIC terkait. Peserta juga mempelajari penyusunan dan administrasi korespondensi serta dokumen HR seperti surat keterangan kerja, surat tugas, surat keputusan, memo internal, employee announcement, dan dokumen lainnya. Selanjutnya peserta mempelajari jenis laporan HR, proses pengumpulan dan validasi data, penggunaan Microsoft Excel untuk pengolahan data, serta penyusunan laporan sederhana terkait headcount, attendance, leave, turnover, dan data HR lainnya. Peserta juga melakukan pengecekan konsistensi dan rekonsiliasi data antara HRIS, dokumen karyawan, administrasi payroll, benefit, serta data HR lainnya dan membantu mendokumentasikan data yang memerlukan perbaikan.

Mengidentifikasi salah satu proses administrasi atau layanan HR Shared Services yang dapat dikembangkan atau disederhanakan, kemudian menyusun permasalahan, tujuan, dan usulan perbaikan dengan arahan pembimbing. Peserta melaksanakan project improvement yang telah disusun, seperti pembuatan template administrasi, database, dashboard, checklist, workflow, atau improvement terhadap proses HR Shared Services. Selanjutnya peserta melakukan evaluasi terhadap hasil project, mengukur manfaat atau perubahan yang dihasilkan, mendokumentasikan hasil, serta menyusun laporan project. Pada tahap akhir, peserta menyusun final report dan mempresentasikan hasil pengalaman kerja, kompetensi yang diperoleh, project improvement, hasil yang dicapai, kendala, pembelajaran, serta rekomendasi pengembangan proses HR Shared Services.