PROCUREMENT OPERATIONS OFFICER

Fokus: Memahami proses bisnis dan sistem pengadaan perusahaan. Materi Pembelajaran: 1.Pengenalan perusahaan, struktur organisasi, dan alur kerja procurement. 2.Pemahaman tugas dan tanggung jawab Procurement Operations Officer. 3.Pengenalan prosedur pengadaan barang dan jasa (SOP Procurement). 4.Pengenalan alur Purchase Requisition (PR), Purchase Order (PO), penerimaan barang, dan invoice. 5.Pengenalan jenis kebutuhan pengadaan di perusahaan manufaktur makanan. 6.Pengenalan sistem administrasi, pengarsipan, dan Microsoft Excel untuk procurement.

Fokus: Pengelolaan dokumen dan data transaksi pembelian. Materi Pembelajaran: 1.Proses administrasi PR dan PO. 2.Pemeriksaan kelengkapan dokumen pembelian. 3.Teknik input dan pembaruan data purchasing. 4.Penggunaan Microsoft Excel untuk rekapitulasi data. 5.Pengelolaan database dan sistem pengarsipan dokumen. 6.Pemahaman dasar lead time dan status pesanan.

Fokus: Pengelolaan supplier dan evaluasi penawaran. Materi Pembelajaran: 1.Pengenalan proses pencarian dan seleksi supplier. 2.Teknik komunikasi dan korespondensi bisnis dengan supplier. 3.Pengumpulan dan perbandingan quotation. 4.Analisis harga, kualitas, spesifikasi, dan waktu pengiriman. 5.Pengenalan vendor database dan vendor performance. 6.Etika bisnis, kerahasiaan data, dan pengendalian konflik kepentingan.

Fokus: Pemantauan pesanan dan koordinasi kebutuhan operasional. Materi Pembelajaran: 1. Proses pemantauan pesanan pembelian. 2. Teknik follow-up supplier dan pemantauan jadwal pengiriman. 3. Koordinasi dengan departemen peminta, gudang, finance, dan bagian terkait. 4. Pengenalan konsep lead time, keterlambatan pengiriman, dan ketepatan pemenuhan pesanan. 5. Pemeriksaan kesesuaian dokumen pesanan dan penerimaan barang. 6. Identifikasi kendala administrasi dan operasional procurement. Praktik Kerja: 7. Memperbarui tracker status PO dan jadwal pengiriman. 8. Membantu melakukan follow-up pesanan kepada supplier. 9. Mencatat keterlambatan dan kendala pengiriman. 10. Membantu merekap kesesuaian dokumen pembelian dan penerimaan barang. Target Output: Laporan monitoring PO dan pengiriman. Rekapitulasi keterlambatan pesanan beserta penyebab yang diketahui. Dokumentasi tindak lanjut kendala procurement.

Fokus: Analisis data untuk mendukung efektivitas pengadaan. Materi Pembelajaran: 1. Penggunaan Microsoft Excel untuk analisis data procurement. 2. Pengenalan PivotTable, lookup formula, dan pengolahan data. 3. Analisis perbandingan harga dan tren pembelian. 4. Pengukuran indikator procurement, seperti lead time, ketepatan pengiriman, dan kelengkapan dokumen. 5. Identifikasi peluang efisiensi biaya dan perbaikan proses. 6. Dasar penyusunan laporan dan visualisasi data procurement. Praktik Kerja: Mengolah data transaksi pembelian yang tersedia. Menganalisis perbandingan harga pada barang yang sejenis. Membuat rekapitulasi indikator kinerja procurement. Mengidentifikasi minimal satu peluang perbaikan proses berdasarkan data. Target Output: Laporan analisis data procurement. Dashboard atau rekapitulasi indikator procurement sederhana. Usulan perbaikan proses berdasarkan hasil analisis.

Fokus: Penerapan kompetensi dan penyelesaian proyek akhir. Materi Pembelajaran: 1.Evaluasi keseluruhan proses procurement. 2. Penyusunan laporan kinerja dan dokumentasi kerja. 3. Identifikasi kendala serta rekomendasi perbaikan. 4. Presentasi hasil pembelajaran dan proyek akhir. 5. Evaluasi kompetensi peserta magang oleh pembimbing. Praktik Kerja: Menangani rangkaian tugas administrasi procurement dengan supervisi minimal sesuai kewenangan. Menyelesaikan proyek perbaikan proses procurement. Menyusun dokumentasi dan laporan akhir. Mempresentasikan hasil proyek kepada pembimbing dan departemen terkait. Target Output: Laporan akhir program magang. Final project berupa perbaikan database supplier, monitoring PO, dashboard procurement, atau penyempurnaan sistem pengarsipan. Presentasi hasil dan evaluasi kompetensi.