Office Administrator Intern

Peserta mempelajari fungsi administrasi perkantoran, struktur organisasi perusahaan, alur komunikasi internal, prosedur kerja, dan standar pelayanan administrasi. Materi mencakup pengelolaan surat masuk dan keluar, penulisan email bisnis, penyusunan notulen, teknik pengarsipan, pengelolaan jadwal, serta dasar pengelolaan dokumen perusahaan konstruksi.

Peserta mempraktikkan pencatatan surat masuk dan keluar, penyusunan surat bisnis sederhana, pengelolaan email, serta pengarsipan dokumen fisik dan digital. Peserta juga membantu membuat sistem penamaan file, mengelompokkan dokumen berdasarkan kategori, memperbarui daftar arsip, dan memastikan dokumen mudah ditemukan saat dibutuhkan.

Peserta membantu mengelola kalender kegiatan, menjadwalkan rapat, mengirimkan undangan, menyiapkan agenda, serta memastikan kebutuhan rapat tersedia. Peserta juga mempraktikkan pencatatan notulen, penyusunan daftar hadir, dokumentasi hasil rapat, dan pembuatan daftar tindak lanjut atau action items. Untuk mendukung koordinasi, peserta belajar menyampaikan informasi secara jelas melalui email, pesan bisnis, dan komunikasi langsung dengan karyawan maupun pihak eksternal.

Peserta membantu memperbarui database karyawan atau mitra sesuai kewenangan akses, daftar dokumen, inventaris perlengkapan kantor, serta kebutuhan operasional administrasi. Peserta mempraktikkan pengolahan data menggunakan Microsoft Excel, termasuk penyusunan tabel, penyaringan data, validasi sederhana, penggunaan rumus dasar, dan pembuatan rekapitulasi.

Peserta mengintegrasikan keterampilan administrasi melalui penyusunan laporan kegiatan, rekapitulasi dokumen, pemantauan status pekerjaan administratif, dan pencatatan kebutuhan tindak lanjut. Peserta membantu mengumpulkan data dari divisi terkait, memeriksa kelengkapan informasi, menyusun laporan berkala, serta menyajikan data dalam bentuk tabel atau presentasi sederhana.

Peserta mengevaluasi hasil pekerjaan selama lima bulan praktik, meliputi pengarsipan, korespondensi, pengelolaan agenda, database, inventaris, dan penyusunan laporan. Peserta membantu mengidentifikasi kendala administrasi, memeriksa konsistensi data, serta menyusun usulan perbaikan alur kerja untuk ditinjau oleh mentor.